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eDiscovery in der Cloud: Flexibilität & Sicherheit

E-Discovery in Cloud-basierten On-Demand- oder SaaS-Varianten: In der Cloud kann stets die aktuellste Software verwendet werden
Wenn eigene Ressourcen im Unternehmen vorhanden sind und genutzt werden sollen, kommt die ebenfalls Cloud-basierte Software-as-a-Service-Variante in Frage

Von Hartwig Laute, Geschäftsführer der weltweit größten Niederlassung der Recommind GmbH in Rheinbach bei Bonn

(18.05.15) - Gerade erst verurteilte das französische Kartellamt elf Lebensmittelhersteller zu insgesamt 200 Millionen Euro Strafe wegen eines Joghurt-Kartells. Damit zählen die in diesem Fall verhängten Bußgelder zu den höchsten, die jemals wegen unzulässiger Preisabsprachen auferlegt wurden. Die Beteiligung an illegalen Preis- und Angebotsabsprachen führt nicht nur zu einem wirtschaftlichen Schaden durch horrende Bußgelder, sondern auch zu Verlusten durch verloren gegangene Geschäfte, die aus dem angekratzten Image resultieren. Eine aktuelle Studie im Auftrag des E-Discovery-Anbieterin Recommind belegt, dass deutsche Unternehmen tatsächlich viel Wert auf ihre Reputation legen: 75 Prozent der Befragten implementieren Compliance-Maßnahmen, um das Vertrauen nach außen hin zu erhalten.

Obwohl Compliance inzwischen in aller Munde ist, scheint das Bewusstsein dafür noch längst nicht in allen Unternehmen angekommen zu sein. Lediglich 36 Prozent der deutschen Arbeitnehmer wissen überhaupt über Compliance-Vorschriften im eigenen Unternehmen Bescheid. 23 Prozent kennen den Begriff Compliance noch nicht einmal.

Wiekönnen solche Skandalewie das Joghurt-Kartell im Vorfeld vermieden werden und wer ist für die Einhaltung von Compliance-Regeln zuständig? Unternehmen stehen verschiedene Kontrollmöglichkeiten zur Verfügung, wie etwa präventive Audits und Compliance-Checks. Diese können dabei helfen, rechtliche Verstöße wieillegale Preisabsprachen frühzeitig aufzudecken und somit einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden reduzieren. Wartet man, bis das Kartellamt vor der Tür steht, ist es schon zu spät. Es liegt in der Pflicht der Geschäftsführung und sogenannten Chief Compliance Officer, für Transparenz und Risikoüberwachung in ihrer Organisation zu sorgen.

Lesen Sie zum Thema "Compliance" auch: Compliance-Magazin.de (www.compliancemagazin.de)

Nutzung von Spezialsoftware bringt Kostenreduktion und Treffergenauigkeit
Sollte es doch zu einer Anzeige wegen wettbewerbswidrigen Verhaltens kommen, beginnt ein Wettlauf gegen die Zeit. Die im Kartellrecht einzigartige Bonusregelung sieht eine erhebliche Bußgeldreduktion vor, sobald ein Unternehmen als Kronzeuge mit handfesten Beweisen an die Behörde tritt. Auch im Fall des Joghurt-Kartells wurde das Bußgeld für den Kronzeugen komplett erlassen.

Bei der zeitkritischen Beweissicherung des Kronzeugen bzw. Aufstellung einer soliden Verteidigungsgrundlage kann der Einsatz von E-Discovery-Software entscheidend sein. Eine solche Analysesoftware reduziert den Arbeitsaufwand der Anwälte – und damit den Kostenaufwand des Mandanten – auf einen Bruchteil. Wo Anwälte damals noch wochenlang mit dem manuellen Sichten von E-Mails und Dokumenten beschäftigt waren, kann der zu sichtende Anteil heute mit dem Einsatz von E-Discovery aufdrei bis fünf Prozent der Gesamtunterlagen reduziert werden. Die Funktion der E-Discovery-Software basiert auf dem sogenannten PredictiveCoding-Verfahren. Zunächst prüfen die Reviewer eine kleine Stichprobe der Daten und markieren relevante Dokumente, die dem System dann als Trainingsbasis dienen. Anschließend untersucht die Software die Inhalte sämtlicher Dokumente des Korpus und schlägt kontextbasiert weitere inhaltsähnliche Dokumente vor. Diese werden wieder durch die Reviewer gesichtet, deren Bewertung in das System zurückfließt, um die Treffergenauigkeit der weiteren Durchsuchung zu erhöhen. Erfahrungsgemäß können nach acht bis 15 Iterationen sämtliche relevanten Dokumente herausgefiltert werden.

Lesen Sie zum Thema "IT-Security" auch: IT SecCity.de (www.itseccity.de)

Taxi oder Leihwagen: Cloud für jedes Einsatzszenario
Nicht jedes Unternehmen kann oder möchte sich eine festinstallierte Inhouse-Analysesoftware leisten. Nicht nur der Erwerb, sondern auch die Implementierung, Betrieb, Wartung und Updates sind kostenintensiv. Für Großkonzerne und bestimmte Branchen, die ständig Untersuchungen durchführen müssen, ist das kein Problem. Für kleine oder mittelständische Unternehmen, die lediglich turnusmäßige Revisionen, Audits oder Compliance-Checks durchführen, ist eine solche Investition oft nicht tragbar. Hierfür bieten sich die bedarfsorientierten, Cloud-basierten On-Demand- oder SaaS-Varianten an. In der Cloud kann stets die aktuellste Software verwendet werden – nur dann, wenn sie tatsächlich gebraucht wird und nur solange, wie sie benötigt wird.

Trotz der Kostenvorteile gibt es immer noch Sicherheitsbedenken gegenüber Cloud-Lösungen. Gerade bei dem Einsatz von E-Discovery, bei dem personenbezogene Daten durchsucht werden, steht der Schutz der Mitarbeiter an oberster Stelle. Audits sind keine angenehme Angelegenheit, weshalb Akzeptanz bei den Mitarbeitern unbedingt geschaffen werden muss. Experten empfehlen, einen Anbieter zu wählen, der eine Aufbereitung der Daten gemäß den hiesigen Datenschutzrichtlinien garantiert. Bei der On-Demand-Version läuft die Datenverarbeitung meist folgenderweise ab: Die sensiblen Daten werden von hochspezialisierten IT-Forensikern im Unternehmen eingesammelt, auf mobile Festplatten überspielt und per Spezialkurier zum E-Discovery-Provider transportiert und anschließend via dedizierter Standleitung in ein Hochsicherheits-Rechenzentrum übertragen. On-Demand bietet sich beispielsweise an, wenn das Unternehmen keine IT-Forensiker vor Ort hat, die die Daten aufbereiten können.

Wenn eigene Ressourcen im Unternehmen vorhanden sind und genutzt werden sollen, kommt die ebenfalls Cloud-basierte Software-as-a-Service-Variante in Frage. E-Discovery als SaaS bietet höchste Flexibilität, ohne dass das Erlebnis einer installierten Software zu kurz kommt. Dafür entfallen Kosten für die externe Aufbereitung bzw. Installation und Wartung. Unternehmen und Kanzleien können die jeweils aktuellste Version der Software innerhalb weniger Stunden konfigurieren und im eigenen Hause nutzen.

Die Einsatzvarianten von E-Discovery in der Cloud können anhand der Nutzung eines Autos veranschaulicht werden: Möchte man sich kein Auto kaufen (Inhouse), kann man stattdessen Taxi fahren (On-Demand) oder einen Leihwagen nutzen, bei dem man sich die Kosten für einen Chauffeur spart (SaaS). Auch SaaS-Kunden können bei Bedarf das gesamte Leistungsspektrum an Beratungs- und Projekt Management-Dienstleistungen, die bei den Inhouse- und On-Demand-Versionen gewährleistet werden, ergänzend in Anspruch nehmen.

E-Discovery unterstützt Compliance-Kultur
Trotz aller Bemühungen um Compliance zeigen die jüngsten Schlagzeilen, dass entsprechende Maßnahmen oftmals nicht implementiert wurden oder auf halber Strecke stehengeblieben sind. Es liegt in der Verantwortung der Führungsebene, die nötige Transparenz im Unternehmen zu schaffen und diese mit präventiven Audits langfristig zu sichern. IT-gestützte Maßnahmen wie E-Discovery können einen entscheidenden Anteil dazu beitragen und müssen noch nicht einmal teuer sein: Cloud-basierte Modelle bieten bedarfsorientierte, flexible Lösungen an, bei denen auf Sicherheit und Datenschutz keinesfalls verzichtet werden muss.
(Recommind: ra)

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