Sie sind hier: Startseite » Markt » Tipps und Hinweise

Vom Blatt in die Cloud


Wie der Abschied von der Zettelwirtschaft funktioniert
Bei einem modernen Warenwirtschaftssystem mit mobiler Anbindung wird alles Wesentliche zentral in der Datenwolke gespeichert


Bedrucken, abheften, lagern? Im Büro arbeitende Menschen nutzen viel Papier – vor allem in Deutschland. Egal ob Rechnungen oder unnötig ausgedruckte E-Mails, unter den G20-Ländern gilt die Bundesrepublik als Spitzenreiter. Neben einer erheblichen Belastung für die Umwelt stellt diese Zettelwirtschaft einen enormen Zeit- und Kostenfaktor für Unternehmen dar. Schließlich verschlingt die Anschaffung nicht nur finanzielle Mittel, sondern beansprucht auch bei der Lagerung viel Platz. Das wiederum schlägt mit Aufwendungen für Ordner, Stauraum und Miete zu Buche.

"Obwohl mehrere Studien zu dem Ergebnis kommen, dass ein vollkommen papierloses Büro trotz Digitalisierungsschub und Remote-Work-Trend auch in Zukunft nicht wirklich realistisch ist, gibt es zahlreiche Geschäftsbereiche, die sich mit der entsprechenden Technik von der Blattsammlungen systematisch befreien lassen", betont Andreas Köninger, Digitalisierungsexperte und Vorstand der SinkaCom AG. Doch wie gelingt der Umstieg?

Wer konsequent auf einen papierarmen Betrieb umsteigen möchte, muss zunächst einmal feststellen, in welchen Bereichen diese Ressource am meisten anfällt und einen realistischen Sollzustand definieren. Die aktuelle Infrastruktur gilt es dabei ebenso zu berücksichtigen wie interne Prozesse und unternehmensspezifische Merkmale. "In manchen Branchen müssen bestimmte Dokumente von Gesetzes wegen in Schriftform vorliegen, entsprechend sollten von solchen Akten nicht einfach digitale Kopien gemacht werden", weiß Andreas Köninger.

Andere Informationen lassen sich hingen ganz leicht mithilfe einer passenden Software in elektronische Dokumente umwandeln und in einem virtuellen Ablagesystem organisieren. Bei kleinen Unternehmen mit kurzen internen Wegen reicht dafür oftmals ein allgemeines Enterprise-Resource-Planning(ERP)-System. Das erleichtert nicht nur die Organisation jeglicher Ressourcen im Unternehmen, sondern bringt auch Struktur in das übliche Papierchaos.

"Bei einem modernen Warenwirtschaftssystem mit mobiler Anbindung wird alles Wesentliche zentral in der Datenwolke gespeichert", erklärt der Experte. Korrekt indexiert, können Mitarbeiter so etwa via App über private Server auch aus dem Homeoffice auf alle notwendigen Daten zugreifen. "Allerdings sollten die Informationen unbedingt in einem deutschen Rechenzentrum liegen, um durch die Datenschutzrichtlinien der Bundesrepublik geschützt zu sein", gibt Andreas Köninger zu bedenken.

Mit Software Zeit sparen
Damit Arbeiten tatsächlich papierarm, aber effizient funktioniert, benötigen Betriebe zusätzlich entsprechende Tools für erfolgreiches Projektmanagement. Qualifizierte elektronische Signaturen (QeS), Dokumentenmanagement sowie komplett digitalisierte Dokumentationsprozesse, soweit diese nicht durch formularbasierte Systeme abgelöst werden können, schaffen das Fundament. So lassen sich bestehende Strukturen überführen und für komplexe Datenmanagementsysteme nutzbar machen. "Auf die Branche abgestimmte Anwendungen automatisieren nicht nur manuelle Prozesse, sondern schaffen abteilungsübergreifend einheitliche Workflows", führt Andreas Köninger aus. "Hier müssen Entscheider nicht zwingend auf spezialisierte Software zurückgreifen. Ein interner, online abrufbarer Shop ermöglicht Außendienstmitarbeitern etwa, auch auf Terminen Bestellungen im eigenen Lager ‚einzukaufen‘", schildert der Experte. "So kann die Beschaffung ohne Spezialsoftware und dazugehöriges IT-Projekt digitalisiert werden. Pragmatismus ist hier das Gebot der Stunde."

Universell anwendbar
Mittelgroße Unternehmen basieren in der Regel auf einer arbeitsteiligen Organisation. Ein passendes ERP-System bietet allen im Projekt involvierten Mitarbeitern einen identischen Wissensstand und maximale Austauschgeschwindigkeit. Dafür gilt es jegliche Informationen zentralisiert zu verwalten, versioniert abzuspeichern und gegebenenfalls einem mehrstufigen Prüf- und Freigabeprozess zu unterziehen. Soll der Datenfluss auf Einkauf, Personalverwaltung und Buchhaltung erweitert werden, müssen besonders große Betriebe sämtliche Schnittstellen integrieren. Nur so kann ein Durcheinander von analog und digital vermieden werden. Unterm Strich verspricht papierarmes Arbeiten Effizienzsteigerungen über alle Unternehmensgrößen hinweg, während es gleichzeitig die Umwelt schont. Höchste Zeit, den Blättern "Bye-bye" zu sagen! (SinkaCom: ra)

eingetragen: 08.08.22
Newsletterlauf: 08.09.22

eFax: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.


Kostenloser PMK-Verlags-Newsletter
Ihr PMK-Verlags-Newsletter hier >>>>>>


Meldungen: Tipps und Hinweise

  • NIS2 trifft auf SaaS-Infrastruktur

    Die NIS2 (Network Information Security Directive)-Richtlinie zur Sicherheit von Netzwerken setzt neue Maßstäbe für die Cybersicherheit. Sie ist bekanntlich für öffentliche und private Einrichtungen in 18 Sektoren bindend, die entweder mindestens 50 Beschäftigte haben oder einen Jahresumsatz und eine Jahresbilanz von mindestens 10 Millionen Euro.

  • Sicher modernisieren & Daten schützen

    Viele Unternehmen haben die Cloud-Migration ihrer SAP-Landschaften lange Zeit aufgeschoben. ERP-Anwendungslandschaften, sind über viele Jahre hinweg gewachsen, die Verflechtungen vielfältig, die Datenmengen enorm und die Abhängigkeit der Business Continuity von diesen Systemen gigantisch. Dennoch: Der Druck zur ERP-Modernisierung steigt und viele Unternehmen werden 2025 das Projekt Cloud-Migration mit RISE with SAP angehen.

  • Was tun mit ausgedienten Rechenzentren?

    Rund um die Jahrtausendwende begann in Deutschland ein wahrer Bauboom für Datacenter und Colocation-Flächen. Viele dieser Anlagen befinden sich auch heute noch in Betrieb. Doch die rasante Entwicklung der Informationstechnologie führt dazu, dass Rechenzentren in immer kürzeren Abständen modernisiert oder ersetzt werden müssen. Denn wann immer ein Betreiber den Spatenstich für ein neues Datacenter feiert, dürfen die Begriffe "Nachhaltigkeit" und "Umweltschutz" nicht fehlen.

  • DevOps-Modell in der Cloud

    Software-Entwickler arbeiten heute meist nach dem DevOps-Modell in der Cloud - sehen sich dort aber einer steigenden Zahl von Cyberattacken ausgesetzt. Mit der Umstellung auf ein zeitgemäßes DevSecOps-Framework und der Implementierung robuster Cloud-Security lässt sich die Code-Sicherheit über den gesamten Entwicklungsprozess nachhaltig stärken. Controlware steht Unternehmen bei der Umsetzung ganzheitlicher Security-Modelle zur Seite.

  • Auf die SaaS-Backup-Lösung kommt es an

    Die NIS2 (Network Information Security Directive)-Richtlinie zur Sicherheit von Netzwerken setzt neue Maßstäbe für die Cybersicherheit. Sie ist bekanntlich für öffentliche und private Einrichtungen in 18 Sektoren bindend, die entweder mindestens 50 Beschäftigte haben oder einen Jahresumsatz und eine Jahresbilanz von mindestens 10 Millionen Euro. Nach Schätzungen sind bis zu 40.000 deutsche Unternehmen von der NIS2-Richtlinie betroffen.

  • SaaS: Umfassendes Datenmanagement hilft

    Ransomware ist und bleibt eines der höchsten Risiken für Unternehmen. Laut Aussagen von Security-Experten sind knapp 60 Prozent der Unternehmen Opfer eines Ransomware-Angriffs - Tendenz steigend. Nach Angaben von Microsoft haben Cyber-Bedrohungen, die es auf Software-as-a-Service (SaaS)-Umgebungen abgesehen haben, stark zugenommen. Demnach wurden 7.000 Passwort-Angriffe pro Sekunde blockiert (allein in Entra ID) und Phishing-Attacken sind um 58 Prozent gestiegen. Anders gesagt: SaaS-Daten sind durch Ransomware und andere Bedrohungen überproportional gefährdet.

  • Risiken der Workload-Migration

    Die Mobilität von Workloads, insbesondere die Verlagerung virtueller Maschinen (VMs) in verschiedene Umgebungen, ist eine wesentliche Fähigkeit für moderne IT-Prozesse. Ob es um die Migration von VMs zur Optimierung der Ressourcennutzung, die Gewährleistung der Geschäftskontinuität oder die Verlagerung von Workloads in die Cloud zur Skalierbarkeit geht - der Prozess ist mit Herausforderungen behaftet.

  • Sicher modernisieren & Daten schützen

    Viele Unternehmen haben die Cloud-Migration ihrer SAP-Landschaften lange Zeit aufgeschoben. ERP-Anwendungslandschaften, sind über viele Jahre hinweg gewachsen, die Verflechtungen vielfältig, die Datenmengen enorm und die Abhängigkeit der Business Continuity von diesen Systemen gigantisch. Dennoch: Der Druck zur ERP-Modernisierung steigt und viele Unternehmen werden 2025 das Projekt Cloud-Migration mit RISE with SAP angehen.

  • Was tun mit ausgedienten Rechenzentren?

    Rund um die Jahrtausendwende begann in Deutschland ein wahrer Bauboom für Datacenter und Colocation-Flächen. Viele dieser Anlagen befinden sich auch heute noch in Betrieb. Doch die rasante Entwicklung der Informationstechnologie führt dazu, dass Rechenzentren in immer kürzeren Abständen modernisiert oder ersetzt werden müssen. Denn wann immer ein Betreiber den Spatenstich für ein neues Datacenter feiert, dürfen die Begriffe "Nachhaltigkeit" und "Umweltschutz" nicht fehlen.

  • Tipps für MSPs im Jahr 2025

    Ob durch technologische Innovationen, geschicktes Marketing oder eine starke Unternehmenskultur - mit den richtigen Maßnahmen können MSPs im Jahr 2025 nicht nur ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern, sondern auch langfristig wachsen. Hier sind acht Tipps, die ihnen dabei helfen, das Jahr erfolgreich zu gestalten.

Wir verwenden Cookies um unsere Website zu optimieren und Ihnen das bestmögliche Online-Erlebnis zu bieten. Mit dem Klick auf "Alle akzeptieren" erklären Sie sich damit einverstanden. Erweiterte Einstellungen