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Dokumentenversand im Outsourcing

Automatisierter Dokumentenversand im Energiebereich: Stadtwerke Düren entscheiden sich für Itella
Dokumentenversand aus den Händen eines externen Dokumenten- und Informationslogistikers

(15.11.10) - Seit der Implementierung von "iBilling" des Dokumenten- und Informationslogistikers Itella Information im Oktober 2009 werden bei den Stadtwerken Düren Rechnungen, Ablesekarten, Mahnungen oder auch Marketingaktionsschreiben optimiert verarbeitet. Um Ausfälle veralteter Maschinen zu vermeiden sowie Kosten zu sparen und Risiken zu minimieren, entschieden sich die Stadtwerke Düren, den Dokumentenversand in die Hände eines externen Dokumenten- und Informationslogistikers zu geben.

Itella bereitet die Daten zu Sendungen auf und druckt diese. Das Unternehmen verschickt damit über iBilling jährlich rund 300.000 Sendungen an etwa 60.000 Kunden zu rund 70 Prozent der vorherigen Kosten.

Der Anstoß für ein neues – aber vor allem optimiertes System – wurde bereits im Winter 2008/2009 gegeben. Zu dieser Zeit wurde der Wechsel des Energieabrechnungs- und Informationssystems vorgenommen. Die Daten werden seit dieser Zeit direkt aus dem System "Lima1" über eine zentrale Schnittstelle via FTP an Itella übergeben. Auf diese Weise werden die Druckströme zentralisiert und dies erlaubt maximale Bündelungseffekte für das gesamte Output-Management.

Mitarbeiter im Unternehmen sorgen selbst für die Erstellung von Rechnungen, Mahnungen oder auch Vertragsbestätigungen und geben diese über die Schnittstelle an Itella zum Druck weiter. Ein Großteil der 300.000 Dokumente wird dabei zum Ende des Monats sowie zu bestimmten Stichtagen im November (Versand der Ablesekarten) und im Januar (Abrechnung des Jahresverbrauches der Privat- und Gewerbekunden) versandt.

Der Dokumenten- und Informationslogistiker ermöglicht den Stadtwerken Düren den gesamten Produktions- und Zustellprozess lückenlos zu verfolgen. Durch vorher definierte Service Level Agreements (SLAs) zwischen Itella und den Stadtwerken sind die Reaktionszeiten, die Schnelligkeit der Bearbeitung sowie die Versandmodalitäten festgehalten. Das Call Center wird in Bezug auf mögliche Anrufschwankungen anhand der vereinbarten SLAs auf dem Laufenden gehalten. (Itella: ra)

Itella Information: Kontakt und Steckbrief

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