Wenn das Flussdiagramm in die Cloud zieht

BPM ist den Kinderschuhen entwachsen und verändert die Geschäftstätigkeit von immer mehr Unternehmen
Mit Hilfe von Ansätzen wie Business Process Automation (BPA), Robotic Process Automation (RPA) und Machine Learning können Unternehmen heute eine Vielzahl von Arbeitsabläufen optimieren

Von Gregor Greinke, CEO der Gbtec Software AG

Business-Process-Management (BPM) hat in den letzten Jahren eine steile Weiterentwicklung hingelegt. Das Dokumentationstool von einst, dessen Zweck vorwiegend darin bestand, eine möglichst große Zahl von Prozessen präzise zu visualisieren, hat sich zu einer vielseitig vernetzbaren Technologie entwickelt, die Geschäftsprozesse systemübergreifend analysiert und überwacht, mit dem Ziel Optimierungspotenziale zu nutzen.

Das Flussdiagramm gilt im BPM als eines der wichtigsten Darstellungsformen, um Abläufe zu beschreiben. Im Zuge der Digitalisierung wurden aus isolierten Flussdiagrammen von Einzelprozessen softwaregestützte Prozesslandkarten mit End-to-End-Ausrichtung. Und aus Prozessmodellen, die nicht viel mehr als eine zweckoptimierte Powerpoint-Abbildung waren, wurden automatisierte Workflows, welche die Arbeit unmittelbar steuern. Prozesse werden weiterhin modelliert (Process Design), zusätzlich werden sie aber auch ausgeführt (Process Execution), gemessen und optimiert (Process Mining). Bei Bedarf lassen sie sich auch in komplexe Rahmengerüste integrieren, zum Beispiel für GRC (Governance, Risk & Compliance). BPM, einst ein reines Dokumentations-Tool von Arbeitsabläufen, hat sich zu einem intelligenten Instrument für das Managen automatisierter Geschäftsprozesse gemausert, das die Geschäftstätigkeiten analysiert und bei Bedarf modifiziert. Mit Hilfe von Echtzeitdaten können Prozessverantwortliche rasch Änderungen vornehmen und unmittelbar nachvollziehen, wie sich diese auswirken.

Effektiver durch Automatisierung
Jeder Prozessoptimierung muss eine sorgfältige Prozessanalyse vorausgehen, um zu erkennen, welche Prozesselemente funktionieren und welche Elemente geändert werden können. Eine strategisch sinnvolle, konsequente Automatisierung macht Prozesse nicht nur schneller, präziser und effektiver, sie kann auch die Wettbewerbsfähigkeit von Produkten und Dienstleistungen signifikant erhöhen. BPM beschreibt leichtgewichtige, administrative Workflows wie Dokumentenfreigaben, Risikofreigaben oder Maintenance-Prozesse. Auch HR-Prozesse wie die Erstellung von Arbeitsverträgen, die Bewilligung von Weiterbildungen oder Dienstreiseanträge lassen sich designen. Eine wachsende Zahl von Unternehmen modelliert auch komplette, weltweite Produkt-Launch-Prozesse, inklusive Freigaben und Zertifizierungen. Moderne Lösungen helfen, möglichst viele Prozessschritte zu automatisieren. Je vollständiger ein Prozess automatisiert ist, desto schneller und günstiger wird er. Wegen der großen Datenmengen und des hohen Vernetzungsgrades empfiehlt es sich, eine Cloud-native BPM-Lösung zu verwenden, die von der Flexibilität, Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit der Cloud-Infrastruktur profitiert.

Prozesse als Bindeglied zwischen Abteilungen und Themen
Mit Hilfe von Ansätzen wie Business Process Automation (BPA), Robotic Process Automation (RPA) und Machine Learning können Unternehmen heute eine Vielzahl von Arbeitsabläufen optimieren. Dadurch ist es möglich, system- und abteilungsübergreifende Workflows zu generieren. Dies verbindet Bereiche, die normalerweise nicht miteinander interagieren. Auf diese Weise werden beispielsweise Vertriebsdaten automatisiert ans Controlling übergeben. Die Geschäftsführung erhält Daten unterschiedlichster Herkunft, zum Beispiel in Reports. Das Qualitäts- oder Risikomanagement kann mithilfe vielfältigster Daten eine ganzheitliche Dokumentation erstellen. BPM war bis vor rund zehn Jahren ein erfolgreicher Einzelkämpfer. In der digital vernetzten Welt hat sich die Sparte zu einem virtuosen und vielseitigen Teamplayer gemausert, dessen Potenzial noch lange nicht ausgeschöpft ist. Die folgenden Ansätze sind bereits verfügbar oder stehen in den Startlöchern, um BPM noch umfassender, schneller und effektiver zum Einsatz zu bringen:

1. APIs – Mastermind des modernen BPM
Damit zwei digitale Systeme überhaupt miteinander sprechen können, benötigen sie eine API (Application Programming Interface). Eine Schnittstelle also, die festlegt, in welcher Weise Dienste von einem Betriebssystem oder einer anderen Anwendung angefordert werden dürfen und wie Daten in verschiedenen Kontexten und über mehrere Kanäle auszugeben sind. Nur mit der passenden API verbinden sich automatisierte Workflows mit IT-Systemen wie SAP oder LeanIX oder integrieren Drittsystemen wie ERP, CRM, EAM, RPA-Tools oder Plattformen für Process Execution und Process Mining. Soll ein gelenktes Dokument beispielsweise automatisch in SharePoint abgelegt werden, geht das über eine API. Sollen Daten aus einem Online-Formular auf der Website einen Workflow anstoßen, läuft dies ebenfalls über eine API. APIs sind eine Art Mastermind des modernen BPM und ihre Rolle wird sich zukünftig noch wesentlich erweitern, indem neuere BPM-Lösungen erstens immer umfassendere APIs bereitstellen und zweitens immer flexibler darin werden, APIs anderer Hersteller anzusprechen.

2. Referenzmodelle – Erleichterter Einstieg
Beim Prozessdesign fängt niemand gerne bei null an. Es ist auch nicht immer der beste Weg, vom Status Quo auszugehen und diesen Prozess digital zu beschreiben. Einfacher und schneller geht die Erstellung eines zukunftsweisenden Prozesses oft mithilfe von Referenzmodellen, Vorgehensmodellen oder Templates. Diese stellen die BPM-Hersteller auf der Basis ihrer jahrelangen Erfahrung mit Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größen bereit. Für Prozessdesigner empfehlen sich Referenzmodelle, die komplexere Prozesse, beispielsweise aus den Bereichen Rechnungswesen oder Logistik, in typischer und optimierter Form vorgeben. Businessverantwortliche profitieren besonders von vordefinierten Workflows für relativ einfache Prozesse, beispielsweise einem typischen Workflow für Freigaben, Dienstreiseanträge oder Verbesserungsvorschläge.

3. Künstliche Intelligenz (KI) – Hoffnungsträger für die Optimierung
Über Künstliche Intelligenz (KI) wird momentan viel diskutiert. Unternehmen setzen sie jedoch selten konsequent ein. Dabei können ihre Fähigkeiten viel Zeit sparen, zum Beispiel menschliche Intelligenz durch Verarbeitung natürlicher Sprache simulieren und komplexe, mehrdimensionale Muster erkennen. Gekoppelt mit einer BPM-Software könnte KI Unternehmen zukünftig unterstützen, ihre Prozesse proaktiver und dynamischer zu automatisieren. Auf Basis von Daten könnte eine KI beispielsweise erkennen, welche Prozesse als nächste automatisiert werden sollten, das Digitalisierungspotenzial im Vergleich zu Wettbewerbern errechnen und sogar Prozessmodelle vorschlagen.

4. Low Code: Prozessentwicklung ohne Programmierkenntnisse
Durch Einsatz von No Code und Low Code können Unternehmen ihre Prozessmodellierung ohne Prozessarchitekten und ohne Umweg über die IT-Abteilung direkt in den Fachabteilungen vornehmen. Fachanwender kennen die Prozesse in ihren Abteilungen am besten und sollten durch BPM-Software befähigt werden, eigenständig Lösungen für die täglichen Geschäftsprozesse ihres Verantwortungsbereichs zu entwickeln. Low-Code-Entwicklungsplattformen lassen sich intuitiv und ohne eine einzige Zeile Code bedienen. Grafisch dargestellte Werkzeuge ermöglichen ein leichtes Arbeiten, was die Zeit für die Prozess-Entwicklung und damit auch die Kosten für das Unternehmen deutlich verringert.

Wettbewerbsvorteile durch BPM
Eine Zeit, die immer mehr Informationen und Daten generiert, ist dringender denn je auf ein modernes BPM angewiesen. Hochentwickelte BPM-Plattformen erwecken Geschäftsprozesse nicht nur zum Leben, sie können sie auch auf Basis von APIs mit vielfältigen Managementdisziplinen vernetzen. BPM ist damit zu einem vielseitigen Instrument geworden, das Unternehmen unterstützt, ihre Prozesse in einem sich immer schneller entwickelnden Markt rasch und flexibel an Veränderungen anzupassen.

Autor:
Der studierte Wirtschaftsinformatiker Gregor Greinke weist über zwanzig Jahre BPM-Erfahrung auf. Direkt nach seinem Studienabschluss hat er seine erste Softwarefirma gegründet und diese sechs Jahre später an ein börsennotiertes Technologie-Unternehmen verkauft. Mit der Gründung von Gbtec, seiner zweiten Firma, hat er ein heute weltweit bekanntes Softwareunternehmen im Bereich Business Process Management etabliert.
(Gbtec Software: ra)

eingetragen: 20.04.23
Newsletterlauf: 26.06.23

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