Cloud Computing-Plattform für den Zahlungsverkehr
Moderner interner Kontroll- und Compliance-Prozess: Sicherer und effizienter Zahlungsverkehr bei der OTS AG
TIS-Plattform als zentrale und strategische Zahlungsverkehrslösung für 15 Landesgesellschaften
Von Frank Zscheile
(27.08.13) - Mit über 10.000 Hotels in 15 Ländern und 59 Destinationen ist die OTS AG aus Zug (Schweiz) eine der führenden Incoming-Agenturen im Mittelmeerraum. Woche für Woche muss das Unternehmen Hunderte von Hotels bezahlen – eine Aufgabe, die bislang die Buchhalter in den einzelnen Landesgesellschaften manuell bewältigten und die viel Zeit in Anspruch nahm. Deshalb hat OTS Anfang 2012 eine zentrale Abteilung für Treasury Management als Competence Center installiert und sich für die Einführung der Cloud-basierten Zahlungsplattform der TIS entschieden. Das Ziel: den Zahlungsverkehr zentralisieren sowie automatisieren und für Transparenz bei Bankbeziehungen und Kontoübersichten sorgen.
Christian Klumpe ist seit Januar 2012 Head of Treasury der OTS AG. Zum Zeitpunkt seines Eintritts fehlte im Unternehmen eine verlässliche Übersicht der globalen 35 Banken mit rund 250 Konten. Zahlungen wurden aufwändig manuell durchgeführt, die eingesetzten Online-Banking-Systeme mussten jeweils gesondert administriert und gewartet werden. "Wenn Navision eine Zahldatei erstellte", erzählt der 39jährige, "mussten wir jeweils entscheiden, mit welcher Bank wir die Zahlung tätigen wollen, uns ins jeweilige Online-Banking-System einloggen und die Datei per Hand hochladen. Bei fünf Ländern mit verschiedenen Währungen waren das rund 40 Zahldateien am Zahltag – wobei jeder Vorgang mindestens eine Minute dauert." Die Administration und Wartung dieser Online-Banking-Systeme war aufwändig, es gab außerdem keine konzernweite automatisierte Verarbeitung der Kontoauszüge in das ERP-System und kein Straight-Through-Processing für das Anfragen und Freigeben von Unterschriftsberechtigungen und Kontoeröffnungen. Heterogene Zahlmethoden sowie Konnektivitäten sorgten ferner für hohe Kosten und Komplexität.
Neue Treasury-Abteilung optimiert den Zahlungsverkehr
Seit einiger Zeit hat sich der Tourismus-Konzern deshalb ein straffes Programm in Sachen Zahlungsverkehr verordnet: Umstellung aller Vendorcards auf IBAN und BIC, Update aller Gesellschaften auf Navision 2009 als einheitliches ERP, legale Restrukturierung, Einführung einer Lösung für den zentralisierten SEPA-Zahlungsprozess und langfristig die Einrichtung einer Payment Factory in Navision.
Im April 2012 hat OTS im ersten Schritt für fünf EU-Landesgesellschaften einen zentralen SEPA-Zahlungsprozess eingeführt. Die Formatierung der Zahlungsdateien wurde damit vereinheitlicht. Ferner sind es nicht mehr fünf Personen in fünf Landesgesellschaften, welche die Zahlung auslösen, sondern das Treasury Management in der Schweizer Zentrale erledigt dies zentral. Trotzdem musste das dreiköpfige Treasury-Team noch immer fünf verschiedene Online-Banking-Tools mit unterschiedlichen Zugängen, Passwörtern und Unterschriftsarten manuell bedienen. Um die Liquidität der einzelnen Konten zu überblicken und den Zahlweg zu entscheiden, war eine gesonderte Anmeldung bei jeder Bank notwendig.
Zentrale Kommunikations- und Dokumentationsplattform
Dies wird mit der TIS-Plattform nun Schritt für Schritt zentralisiert. Die Lösung läuft vollständig in der Cloud und dient als zentrale Zahlungsverkehr-, Kommunikations- und Dokumentationsplattform zwischen der Treasury-Abteilung, den OTS-Landestöchtern und den Banken. Sie verbindet alle Benutzer, die in die globalen Bankenverwaltungs- und Banktransferprozesse involviert sind. Die Anwender können darin Informationen zu Konten, Dokumenten und Zahlungen zentral verwalten. Zudem unterstützt das System den kompletten Workflow für Änderungsanfragen von Benutzern sowie den Prozess des Eröffnens und Schließens von Bankkonten – "für uns die Möglichkeit, einen modernen internen Kontroll- und Compliance-Prozess zu erstellen, welcher konform zu allen externen Audit-Anforderungen ist", so Christian Klumpe.
Für solche Zwecke gibt es heute mehrere Ansätze am Markt. Die Wahl fiel auf TIS, weil deren Lösung von Beginn an für die Cloud konzipiert wurde – im Gegensatz zu Herstellern herkömmlicher Inhouse-Systeme, die erst nach und nach auf Cloud-Betrieb umstellen. Eine Lösung auf eigenen Servern hätte für OTS zudem höhere Anfangskosten für Einrichtung und Programmierung bedeutet, glaubt Klumpe. Was das Thema Datensicherheit angeht, verweist der Treasury-Experte auf die Qualität eines Servers als solche. Entweder dieser ist sicher oder nicht, ob er nun in der Cloud betrieben wird oder im eigenen Haus. Denn auch in die Inhouse-Server der OTS können sich europaweit Beschäftigte des Konzerns mit entsprechender Berechtigung von überall einwählen. Ist ein Server also vor unberechtigtem Zugriff geschützt, spielt es keine Rolle, ob er im eigenen Haus steht oder im öffentlichen Netz betrieben wird.
Ein Viertel der Zeit für Zahlvorgänge
OTS nutzt zwei Module der TIS-Plattform: Der Bank Transaction Manager (BTM) automatisiert den Zahlungsverkehr, indem er neue Zahldateien im Navision-System selbständig an die ausgewählte Bank überträgt und dafür in das jeweils erforderliche Bankformat konvertiert. Die Dauer für sämtliche wöchentlichen Zahlungen hat sich bei OTS damit von vier auf weniger als einen Tag reduziert. Pro Woche sind es bis zu 40 Dateien und 10.000 Hotels, die bezahlt werden. Christian Klumpe: "Wenn wir morgens wissen wollen, wie viel OTS heute bezahlen kann, müssen wir uns nicht mehr in diversen verschiedenen Online-Banking-Systemen einloggen. Wir sehen die einzelnen Kontostände der bereits an TIS angeschlossenen Landesgesellschaften auf einen Blick in der TIS-Plattform." Der BTM verarbeitet außerdem eingehende Bankauszüge automatisch und stellt sie wahlweise der Landesgesellschaft, der Zentrale sowie der Reporting-Software zur Verfügung. Künftig werden auch die noch anzuschließenden Landesgesellschaften ihre Kontoauszüge nicht mehr manuell verarbeiten müssen.
Anzahl der Banken wird reduziert
Seit Mitte 2012 arbeitet OTS mit der TIS-Plattform und integriert nach und nach weitere Landesgesellschaften mit den dortigen Banken in die Lösung. In diesem Zuge will das Unternehmen bis 2014 die bisherigen 35 Banken und 250 Konten jeweils um die Hälfte reduzieren. Diese werden dann im Bank Account Manager als weiterem TIS-Modul verwaltet. Nur noch drei Kernbanken sollen verbleiben, über die der Zahlungsverkehr abläuft, sowie ein gutes Dutzend lokale Banken für bloße Bargeldeinzahlungen in den touristischen Destinationen.
Weniger Banken zu haben, bedeutet für die Treasury-Abteilung von OTS zum Einen mehr Sicherheit, weil man sich auf zuverlässige Finanzpartner konzentrieren kann. Dies vergrößert aufgrund des höheren Transaktionsvolumens zugleich den Spielraum bei Gebührenverhandlungen. In technischer Hinsicht vereinfacht eine Reduktion die Konnektivität und spart Kosten. Denn OTS benötigt nun nicht mehr 15 verschiedene Online-Banking-Systeme, sondern nutzt TIS als einheitliche Plattform für seine Zahlungsvorgänge. "Einzelne Online-Banking-Systeme liegen zwar in der Regel preislich unter der TIS-Lösung", sagt Christian Klumpe, "aber die höheren Anschaffungskosten gehen einher mit Vorteilen, die sich sowohl quantifizieren lassen – geringerer Personalaufwand – wie auch qualitativer Art sind: höherer Service, weitaus größere Funktionalität und mehr Sicherheit."
Multi-Bank-Systeme, über die ein Unternehmen Zahlvorgänge mit mehreren Instituten einheitlich und automatisiert organisieren kann, hält Christian Klumpe generell für sinnvoll. Sie tun im Grunde nichts anderes als die TIS-Plattform, wenn auch in der Regel nicht ganz so flexibel ausgelegt, und erfüllen ebenso ihren Zweck – bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Kunde die Bank wechseln will. Der Umstieg auf ein anderes Tool ist dann äußerst aufwändig, wie die OTS AG aus eigener Erfahrung weiß, bei der die Herausnahme der Banken aus der Multi-Bank-Lösung der bisherigen Hauptbank unlängst mehrere Monate gedauert hat. Mit der TIS-Plattform ist ein Unternehmen hingegen unabhängig von einzelnen Banken – "dies war uns besonders wichtig", erklärt Christian Klumpe. Über herkömmliche Multi-Bank-Systeme hinaus bietet die TIS-Plattform außerdem eine weitaus breitere Funktionalität, was automatischen Upload von Zahldateien, Verarbeitung von Bankauszügen und insbesondere die Formatierung anbelangt. Wo das Unternehmen sonst im ERP-System vorab dafür sorgen muss, dass für jede Bank Zahldateien jeweils geforderten Format produziert werden, erledigt der BTM diese Konvertierung von selbst.
So erwartet die OTS AG nach vollständigem Rollout der TIS-Lösung neben deutlicher Zeitersparnis bei der Zahlungsabwicklung insbesondere eine gestiegene Transparenz im Zahlungsverkehr. "Im Prinzip haben wir uns bisher nur einmal im Monat die Mühe gemacht, tatsächlich alle Konten anzuschauen", so Christian Klumpe, "künftig generieren wir Liquiditätsübersichten bei Bedarf täglich per Knopfdruck." Ohne Umschweife kann der Treasury-Leiter dann in Erfahrung bringen, wie viel Geld bei welcher Bank vorrätig ist – ein wertvoller Wissensvorsprung. (TIS: ra)