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Rechtssicherheit beim Cloud Computing

Themen wie Cloud Computing, BYOD oder Big Data werden auch den DMS/ECM-Markt prägen
Dokumentenmanagement-Systeme entwickeln sich immer mehr zu Informationslieferanten für Drittsysteme

(13.11.12) - Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat die seiner Ansicht nach acht wichtigsten Trends vorgestellt. Demnach werden aktuelle Themen wie Cloud, BYOD oder Big Data den DMS/ECM-Markt kurz- bis mittelfristig prägen. Aber auch "Evergreens" wie die Integration in Fachanwendungen oder das Thema "Elektronische Signatur" stehen nach wie vor auf der Agenda.

Erhöhte Risikoprävention dank BYOD und Cloud
Elektronisches Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management sind seit jeher besonders sicherheitssensible Bereiche. Aufgrund neuer Trends wie BYOD (Bring-your-own-device) oder Cloud Computing überdenken Unternehmen derzeit die Sicherheit ihrer Systeme. Dazu gehört beispielsweise die Fragestellung, wie Sicherheitsrisiken bei der Einbindung mobiler Endgeräte vermieden werden können, wenn deren Kontrolle nicht oder nur teilweise durch die Unternehmens-IT erfolgt. Oder: Wie steht es um die Verfahrens- und Rechtssicherheit beim Cloud Computing? Denn Unternehmen dürfen beispielsweise ihre steuerrelevanten Belege nicht "irgendwo" aufbewahren, sondern müssen ein revisionssicheres Verfahren implementieren.

Elektronische Signaturen sind nicht tot
Man könnte annehmen, dass durch den optionalen Wegfall der elektronischen Signatur bei der elektronischen Rechnungsübermittlung oder dadurch, dass die Deutsche Post den E-Postbrief nicht mehr mit elektronischer Signatur anbietet, dieses Verfahren auf dem Rückzug sei. Das können die VOI-Experten nicht bestätigen und sehen vor allem zwei Einsatzbereiche: Elektronische Signatur mit Unterschrift auf Pads & Tablets und zwar dort, wo Kunden Verträge unterschreiben oder den Nachweis einer Dienstleistung quittieren müssen. Zum anderen unterstützen zentrale Signaturdienste Unternehmen und Behörden, wenn sie viele gleichartige Bescheinigungen für ihre Kunden oder den Bürger ausstellen und einem Dritten (z. B. dem Finanzamt oder der Rentenkasse) als Nachweis aushändigen.

Tiefe Integration von DMS in SAP und SharePoint
Dokumentenmanagement-Systeme entwickeln sich immer mehr zu Informationslieferanten für Drittsysteme, beispielsweise durch die Integration in SAP oder SharePoint. Über eine nahtlose Anbindung dieser Systeme können Metadaten ausgetauscht werden. Anwender, die keinen direkten Zugriff auf SAP haben, erhalten somit auch Informationen in ihrem Businesskontext, die im ERP-System abgelegt sind.

Einbindung von Social Media in DMS-/ECM-Prozesse
Plattformen wie Wikis, Foren oder soziale Netzwerke bieten eine Vielzahl wertvoller Informationen, die bei der Suche berücksichtigt werden. Virtuelle Akten beinhalten somit nicht nur Dokumente, sondern auch dazu relevanten Content aus Collaboration- und Wissensplattformen.
Ein Beispiel dafür ist die Einbeziehung von Social Media beim Beschwerdemanagement. Unternehmen analysieren verstärkt Inhalte aus Twitter, Facebook etc., um ein Gesamtbild der Kundeneinstellung zu Produkt- bzw. Servicequalität zu erhalten.

"Purchase to Pay"
Das Thema Rechnungseingangsbearbeitung wird ganzheitlicher gesehen. Früher ging es primär darum, die eingehende Rechnung zu digitalisieren und auf Richtigkeit zu überprüfen. Der Trend geht zu einer ganzheitlichen Bearbeitung der Rechnungen, Freigabe und Datenübergabe an angeschlossene ERP-Systeme - einschließlich der automatischen Auslösung von Zahlungsanweisungen.

"Multi-Channel Capture"
Die Digitalisierung von Arbeits- und Archivdokumenten ist weit fortgeschritten. Durch die digitalen Derivate (E-Mail, De-Mail.) kommen neue Herausforderungen auf die Unternehmen zu. Die fortgeschrittenen ECM-Plattformen besitzen daher semantische, selbstlernende Technologien und können auf alle Kanäle gleichermaßen angewendet werden: E-Mails, Briefe, Chats, Blogs, Tweets, SMS usw.
Typisches Einsatzgebiet für Multi-Channel Capture ist der digitale Posteingang und die resultierenden Geschäftsprozesse in mittleren bis großen Organisationen.

"Mobile ECM"
Das Thema "Mobile ECM" gehört zu den zehn Top-Trends, die für Unternehmen in der DACH-Region besonders relevant sind. Dies besagt die ECM-Trendstudie 2012 des Marktanalyse- und Beratungsunternehmens Pierre Audoin Consultants (PAC). Darüber hinaus investieren öffentliche Verwaltungen in Deutschland verstärkt in Mobile Government. Dem "Branchenkompass 2012 Public Services" von Steria Mummert Consulting und dem F.A.Z.-Institut zufolge, haben bereits 42 Prozent der befragten Entscheider aus Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen Vorhaben für die Entwicklung von Smartphone-Anwendungen angestoßen.

Einbindung von DMS/ECM in Big Data
Eine wesentliche Voraussetzung vieler Big-Data-Lösungen ist der Zugriff auf unstrukturierte Daten und deren Transformation. Dokumente müssen automatisch inhaltlich erschlossen und strukturiert werden. Hier kommt DMS ins Spiel: Durch semantische/forensische Inhaltserschließung werden große Datenbestände in Dokumentform durchsuchbar gemacht. Mit der Integration bisher brach liegender unstrukturierter Daten steigt das Gesamtvolumen erheblich. Eine lokale Datenhaltung und -analyse stößt an ihre technischen und wirtschaftlichen Grenzen. Dennoch erwartet der Anwender eine Auswertung seiner Rückgriffsanforderung in Sekunden, denn die Zeit ist ein wesentlicher Faktor für Abfragen in großen Datenbeständen. Neben den Big-Data-Eigenschaften verstärkt unstrukturierter Daten und steigender Datenvolumina müssen Daten zukünftig in höheren Geschwindigkeiten erfasst, integriert und analysiert werden. Big Data stellt somit Anforderungen an etablierte Systeme und eröffnet komplementäre Einsatzszenarien von neuen Technologien, die auf Big Data ausgerichtet sind.
(VOI: ra)

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