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Wie man unseriöse Outsourcing-Anbieter erkennt


Outsourcer-Wahl: Es sollten nur Dienstleister in Frage kommen, die das deutsche Datenschutzrecht und den Umgang mit personenbezogenen Daten ernst nehmen
Möchte ein Outsourcing-Anbieter nicht auf Fragen zu den Arbeitsvorgängen oder zu Datenschutzthemen antworten, sollte man alarmiert sein

(08.10.13) - Unerkannte Sicherheitslecks, sensible Daten auf ausgedienten Festplatten bei eBay oder unverschlossene Umschläge bei der Lohnabrechnung: Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit sind das A und O im Bereich Personalbuchhaltung. Wer seine Lohnabrechnung in fremde Hände gibt, sollte deshalb den Outsourcing-Anbieter genau auswählen. Die Experten von Exact Software geben fünf Tipps, um schwarze Schafe auf dem Markt zu erkennen.

Der bisherige Lohnbuchhalter kündigt, die ständigen Gesetzesänderungen werden zu viel oder der administrative Aufwand ist nicht mehr tragbar: Immer mehr Unternehmen übergeben ihre Lohn- und Gehaltabrechnung einem externen Experten. In punkto Sicherheit, Fachwissen und Erfahrung sind gute Dienstleister fast nicht zu toppen, und auch die Einführung neuer Systeme wie zum Beispiel mobile Zeiterfassung erleichtern sie enorm.

Anders sieht es aus, wenn man an einen BPO-Dienstleister gerät, der es mit Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit nicht so genau nimmt – oder der Entgeltabrechnung ohne speziell geschultes Personal als Nebenangebot im Portfolio führt. Dann sind Fehler und unzufriedene Mitarbeiter praktisch vorprogrammiert.

Tipp 1: Transparenz – Mit offenen Karten spielen
Leistungsbeschreibungen wie Service Level Agreements (SLAs) definieren schwarz auf weiß, welche Leistungen der Vertrag umfasst. Dazu zählen unter anderem Reaktions- und Lösungszeiten, Mängelbeseitigung, Mitwirkungspflichten des Kunden, Vergütungsberechnung und Kündigungsfristen – aber auch, inwieweit sich der Dienstleistungsvertrag bei Mitarbeiterfluktuation ändert. Möchte ein Outsourcing-Anbieter nicht auf Fragen zu den Arbeitsvorgängen oder zu Datenschutzthemen antworten, sollte man alarmiert sein.

Tipp 2: Sicherheit geht vor
Es sollten nur Dienstleister in Frage kommen, die das deutsche Datenschutzrecht und den Umgang mit personenbezogenen Daten ernst nehmen, damit Unbefugte auf keinen Fall Zugriff auf sensible Daten erhalten. Dafür notwendig ist ein zertifiziertes Rechenzentrum, das seine Daten auf mehreren Festplatten speichert und per SSL-Verschlüsselung und gesichertem Login strenge Zugriffskontrollen garantiert. Will ein Dienstleister nicht offenlegen, was mit den Daten nach der Vertragskündigung passiert, und verweigert Nachweise über den Ablauf der Sicherheitsvorkehrungen, so sind Zweifel an seiner Vertrauenswürdigkeit angebracht.

Tipp 3: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser
Die Korrektheit und Zuverlässigkeit der Lohnabrechnung muss jederzeit überprüfbar sein. Dazu braucht es einen persönlichen Ansprechpartner, der zu festen Geschäftszeiten gut erreichbar ist und auf jede Frage – abgesehen von Internas des Dienstleisters – Antwort geben kann. Ist der Unternehmenssitz nicht in Deutschland, erschwert sich die Kontrollierbarkeit enorm. Um jederzeit Einsicht in die Daten zu erhalten, sollte ein Lesezugriff per Online-Login oder eine mobile App zur Verfügung stehen.

Tipp 4: Kompetenz – Wissen ist Macht
Profunde Kenntnisse im Payroll-Bereich, über aktuelle gesetzliche Änderungen sowie über spezifische Abrechnungsmodalitäten zum Beispiel im Bau und Öffentlichen Dienst sind für einen guten Dienstleister selbstverständlich. Außerdem dokumentieren die Kreditwürdigkeit und eine Wirtschaftsauskunft des Dienstleisters dessen Markterfolg und damit die Qualität des angebotenen Services. Namhafte Referenzkunden weisen auf die Reputation, das Maß an Kundenzufriedenheit auf die Zuverlässigkeit hin.

Tipp 5: Qualität hat seinen Preis
Bei unverhältnismäßig günstigen Anbietern stellt sich die Frage: Sind die Dienstleister neu am Markt und loten nur ihre Marktposition aus, um später den Preis stark zu steigern? Wollen sie mit Dumpingpreisen ihre Mitbewerber ausstechen? Zu unerfahrene Anbieter können keine Nachhaltigkeit gewährleisten: Die Gefahr ist hoch, dass sie nicht am Markt bestehen bleiben und nach kurzer Zeit ein erneuter Wechsel notwendig wird. Zudem bringen gut geschultes Personal und dessen ständige Weiterbildung deutlich höhere Kosten mit sich als minder qualifizierte Mitarbeiter. Wer das Preis-Leistungs-Verhältnis richtig einschätzt, kann eventuellen Fehlerquellen vorbeugen.
(Exact Software: ra)

Exact Software: Kontakt und Steckbrief

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Meldungen: Tipps und Hinweise

  • Lektion zur Datensicherheit

    Da Schüler, Studenten, Lehrkräfte und Dozenten zunehmend digitale Inhalte, Cloud-Dienste und Online-Anwendungen nutzen, haben Bildungseinrichtungen mit einem exponentiellen Wachstum der von ihnen verarbeiteten Datenmengen zu kämpfen. Um dieser datenintensiven Situation gerecht zu werden, benötigen sie effiziente und zugleich erschwingliche Möglichkeiten, um ihren Speicherbedarf zu erweitern und die Datensicherung und -wiederherstellung zu verbessern. Um angesichts des extremen Budgetdrucks effizienter und kostengünstiger wirtschaften zu können, sucht der Bildungssektor nach neuen Wegen und Möglichkeiten. Inzwischen findet die Cloud dabei zunehmend mehr Beachtung. Die Bildungsbranche hat erkannt, dass die Cloud zusätzliche, leistungsfähige Funktionen bietet - und das äußerst kostengünstig. Denn wer sich auf die Cloud verlässt, muss kein großes IT-Team vorhalten oder gar ein eigenes Rechenzentrum betreiben. Deshalb wünschen sich Bildungseinrichtungen von der Cloud, dass sie so sicher wie möglich ist und dass der jeweilige Cloud-Anbieter die Verantwortung für den Schutz der Daten übernimmt.

  • Cloud Security-Lösungen gegen APTs

    Mit der fortschreitenden Digitalisierung entwickeln sich auch die Geschäftsanforderungen rasant weiter. Dabei ist die schnelle Bereitstellung von Unternehmensanwendungen für die Einführung neuer, verbesserter Geschäftsabläufe zentral. Für viele Unternehmen ist die Auslagerung von Workloads in die Public Cloud dafür das Mittel der Wahl. Hochverfügbarkeit, Skalierbarkeit sowie Kosteneffizienz eröffnen die Möglichkeit, innovative betriebliche Entwicklungen mit geringem Aufwand umzusetzen. Was die Risikoeinschätzung für die dort gespeicherten Daten anbelangt, müssen viele Unternehmen jedoch umdenken.

  • Sicherheitsanforderungen der Kunden umzusetzen

    Einer aktuellen Bitkom-Studie zu Folge arbeitet momentan jeder zweite Arbeitnehmer mehr oder weniger freiwillig von zu Hause. In vielen Unternehmen wurden die situativ erforderlichen, oftmals neuen Arbeitsregelungen allerdings hastig und wenig vorbereitet eingeführt. Selbst dort, wo Homeoffice bislang gewährt wurde, stellt dieser Schritt eine einschneidende Entscheidung dar. Wo bislang nur manche Mitarbeitergruppen an einzelnen Tagen von zu Hause arbeiten konnten, wurden nun beinahe alle Mitarbeiter in die Heimarbeit geschickt. Daher überrascht es wenig, dass sich laut Bitkom fast 40 Prozent der Mitarbeiter nicht ausreichend für eine Arbeit daheim gerüstet sehen. Managed Service Provider können hier ihre Kunden mit flexiblen und dabei sicheren Lösungen unterstützen. Etwa, indem sie die Wartung der IT aus der Ferne übernehmen und so für eine sichere und stabile IT-Infrastruktur für die Arbeit im Homeoffice sorgen: Remote Monitoring und Management, sowie Cloud Security und Backup können dabei helfen, auch in Infrastruktur-belastenden Krisenzeiten produktive und sichere Arbeitsumgebungen bereitzustellen.

  • Gesundheit der Mitarbeiter oberste Priorität

    Die COVID-19-Pandemie hat Unternehmen weltweit dazu gezwungen, bestehende Unternehmensstrukturen und Arbeitsweisen zu hinterfragen und neu zu denken. Aktuell dominieren Spekulationen darüber, wann sich das Arbeitsleben und der tägliche Umgang miteinander wieder normalisieren - doch was wird nach der Krise "normal" sein? Bereits jetzt ist klar, dass es Veränderungen geben wird und neue, flexiblere Arbeitsweisen endgültig starre Routinen ersetzen. Daher müssen sich Unternehmen schon jetzt damit befassen, wie die Arbeitswelt nach COVID-19 aussehen wird und was ihre Mitarbeiter hierfür benötigen werden.

  • Für zuverlässige Endpoint-Security-Maßnahmen

    Eine entscheidende Maßnahme zur Verlangsamung der Ausbreitung von COVID-19 ist "Social Distancing". Deshalb erlassen viele kommunale und staatliche Einrichtungen jetzt verbindliche Anordnungen hinsichtlich der räumlichen Trennung von Personen. Das hat dazu geführt, dass IT-Teams praktisch über Nacht dafür sorgen müssen, dass die Mitarbeiter von Unternehmen aus dem Homeoffice arbeiten können. Da diese Situation weltweit auf Millionen von Menschen gleichzeitig zutrifft, erleben wir gerade das größte Remote-Working-Projekt aller Zeiten. Der Umzug von Mitarbeitern, deren Computern und ihren Daten aus einer sicheren Büroumgebung ins häusliche Umfeld birgt ein enormes Risiko für die Datensicherheit, technische Störungen, versehentliche Fehler oder gar Cyberattacken. Die nachfolgenden Schritte skizzieren, wie Unternehmen dafür sorgen können, dass langfristig ein sicheres Remote Working möglich ist.

  • Ursachen für das Scheitern von Cloud-Migrationen

    Die Digitalisierung führt in Unternehmen zu einem beispiellos hohen Datenaufkommen. SQL Server-Datenbanken aus Microsoft Azure oder Amazon Web Services (AWS) zu betreiben, sehen viele Unternehmen daher als geeigneten Weg an, um angesichts wachsender Datenflut und komplexeren Analyseanforderungen Performanz und Leistung der IT sicherstellen zu können. Die anfängliche Hoffnung, durch den Wechsel in die Cloud kosteneffizienter arbeiten zu können, erfüllt sich für manche allerdings nicht. Eine bedeutende Ursache dafür könnte darin bestehen, dass Datenbestände vorab nicht für die neue Cloud Computing-Umgebung optimiert wurden. Die Migration sollte deshalb erst nach eingehender Vorbereitung vollzogen werden. Bei der Migration in die Cloud verhält es sich ähnlich wie bei einem Wohnungsumzug: Während man Regale ausräumt und seine Besitztümer in Augenschein nimmt, tauchen Gegenstände auf, von denen man sich gar nicht mehr bewusst war, dass man sie besitzt. Die Frage, die sich dabei unweigerlich aufdrängt, ist: Hat der gesamte Hausstand in der neuen Wohnung noch Relevanz? Oder ist der Zeitpunkt gekommen, einige Bestandteile auszusortieren?

  • Umsetzung einer Cloud-Strategie

    Die Sicherung von Innovations- und Wettbewerbsstärke steht üblicherweise in jedem Lastenheft von Unternehmenslenkern. Doch auch die Entwicklung von Strategien zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs in weniger rosigen Zeiten nimmt an Bedeutung zu. Die jüngsten Ereignisse zeigen, dass dies für viele Unternehmen bedeutet, die Digitalisierung mit Nachdruck voranzutreiben und dabei auch die eigene IT-Strategie auf den Prüfstand zu stellen.

  • Nach dem Homeoffice kommt das Aufräumen

    Digitalisierung und Remote Arbeiten haben drastisch an Akzeptanz gewonnen: Nach einer aktuellen Bitkom-Studie haben im ersten Quartal 2020 neun Millionen Arbeitnehmer erstmals von Zuhause aus gearbeitet. Die schiere Zahl legt nahe, dass nicht alle von langer Hand darauf vorbereitet waren: "Ich vermute, dass viele Cloud Computing-Lösungen genutzt haben, um Dokumente auszutauschen - und die virtuellen Desktops der Mitarbeiter überfüllt sind", meint Norbert Gronau, Professor am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik, Prozesse und Systeme der Universität Potsdam. Das könnte erheblichen Zusatzaufwand für die Unternehmen bedeuten, rechnet Sven Kaiser vom ECM-Spezialisten Optimal Systems vor: Nach sechs Wochen improvisierter Heimarbeit geschätzte neun Millionen Manntage für das Suchen, Ablegen und korrekte Archivieren der im Homeoffice erzeugten und bearbeiteten Dateien.

  • Daten in der Cloud zu schützen

    Die Cloud bringt eine Fülle von Vorteilen für Unternehmen mit sich, darunter reduzierte Kosten und flexible Skalierung, bietet Cyberkriminellen jedoch auch eine große Angriffsfläche, da enorme Datenmengen an einem Ort gespeichert sind. Cloud Account Hijacking auf Unternehmensebene ist besonders verheerend, wenn dadurch vertrauliche oder geschäftskritische Daten durchsickern oder gefälscht werden. Dies kann erhebliche Kosten, rechtliche Konsequenzen und Reputationsschäden verursachen. Cloud Account Hijacking ist eine gängige Taktik, bei der Cyberkriminelle gestohlene Kontoinformationen eines Opfers missbrauchen. Beispielsweise für das Auspionieren von Unternehmensaktivitäten und Finanztransaktionen, Datenmanipulation und Datendiebstahl sowie weiterführende Spear Phishing-Angriffe auf Kollegen und Geschäftspartner.

  • Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität

    In der aktuellen Situation ist das Homeoffice für viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer die beste Lösung. Doch wenn alle auf einmal von zuhause aus arbeiten, sorgt das nicht nur für organisatorische, sondern auch für technische Herausforderungen. In diesen schwierigen Zeiten ist es besonders wichtig, die Geschäftskontinuität aufrecht zu erhalten. Das stellt Organisationen jedoch teilweise vor große Herausforderungen. Zusätzlich geraten im Krisenmodus Lösungsmöglichkeiten schnell aus dem Blick, die sonst alltäglich sind. Steht beispielsweise ein Unternehmen im Normalfall vor einer Aufgabe, für deren Lösung externe Expertise notwendig ist, holt es sich diese Expertise. Das sollte jetzt genauso oder umso mehr gelten, stellen doch die aktuellen Entwicklungen und Maßnahmen besondere Anforderungen an die IT. Obwohl derzeit vieles eingeschränkt wird, stehen den Unternehmen auch weiterhin verlässliche Partner zur Verfügung, an die sie die Aufgaben delegieren können, die sie nicht alleine zu bewältigen in der Lage sind. Was Entscheider auch bedenken sollten: Partner reagieren ebenfalls auf die aktuelle Situation und richten sich auf eine höhere oder spezielle Nachfrage ein.

CA Technologies: Kontakt und Steckbrief

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