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Zehn Kriterien für virtuelle Datenräume

Eine Kriterienliste soll den Unternehmen eine Hilfestellung geben, die auf der Suche nach einem geeigneten virtuellen Datenraum sind
Der zunehmenden Bedeutung von virtuellen Datenräumen in der deutschen Wirtschaft hat die Software-Initiative Deutschland Rechnung getragen und vor geraumer Zeit den Arbeitskreis "Virtueller Datenraum" ins Leben gerufen

(16.07.13) - Einen 10-Punktekatalog mit den Mindestanforderungen für virtuelle Datenräume hat die Software-Initiative Deutschland e.V. (SID) in Zusammenarbeit mit der Software-as-a-Service (SaaS)-Spezialistin DRS (Data Room Services) erstellt. Virtuelle Datenräume vereinfachen die Durchführung von geschäftskritischen Transaktionen wie gewerbliche Immobilienverkäufe, Mergers & Acquisitions oder Börsengänge. Die Kriterienliste soll laut SID den Unternehmen eine Hilfestellung geben, die auf der Suche nach einem geeigneten Tool für ihr Projekt sind.

Zu den wichtigsten Mindestanforderungen für virtuelle Datenräume zählt Jan Hoffmeister, SID-Arbeitskreisleiter "Virtueller Datenraum" und DRS-Geschäftsführer, vor allem das gebündelte Hochladen großer Dokumentenmengen. Abhängig von der Größe des Datenraums und der Internetverbindung sollten dafür im Durchschnitt nicht mehr als 10 Minuten Zeit in Anspruch genommen werden. Ebenfalls von erheblicher Bedeutung ist die Anzeige von großen Dokumenten in Echtzeit. Datenräume enthalten oftmals eine hohe Anzahl an sehr umfangreichen Dokumenten (lange Verträge, Baupläne, etc.). Auch diese Dokumente müssen in Echtzeit angezeigt werden, um das effiziente Arbeiten aller Parteien zu garantieren.

In der Regel erhalten bei den Due Diligence-Prüfungen mehrere Gruppen Zugang zu den transaktionsrelevanten Dokumenten. Eine detaillierte Rechteverwaltung auf Gruppen- und Dokumentenebene ermöglicht es den Unternehmen, genau festzulegen, welche Personen nur zum Sichten der Dokumente berechtigt sind und welche darüber hinaus auch Freigaben fürs Drucken und Speichern von Dokumenten haben.

Lesen Sie zum Thema "Compliance" auch: Compliance-Magazin.de (www.compliancemagazin.de)

Laut Hoffmeister ist die vollständige Dokumentation aller Datenraumaktivitäten aus Gründen der Compliance ebenfalls äußerst wichtig. "Transaktionen enden oftmals im Schiedsgericht und ein Nachweis der tatsächlichen Datenrauminhalte und -aktivitäten ist dann unerlässlich. Daher müssen sämtliche Bewegungen im Datenraum vollständig dokumentiert und leicht abrufbar sein", erläutert der SID-AK-Leiter.

Der zunehmenden Bedeutung von virtuellen Datenräumen in der deutschen Wirtschaft hat die Software-Initiative Deutschland Rechnung getragen und vor geraumer Zeit den Arbeitskreis "Virtueller Datenraum" ins Leben gerufen. Das Expertengremium hat es sich zur Aufgabe gemacht, geschäftskritische Transaktionen wie gewerbliche Immobilienverkäufe, Mergers & Acquisitions (M&A) oder Börsengänge mit Hilfe von virtuellen Datenräumen sicherer, transparenter und effizienter zu gestalten. Hierbei sollen in Zusammenarbeit mit IT-Firmen und Forschungseinrichtungen neue Methoden und Technologien entwickelt werden. Derzeitiger Vorsitzender ist der deutsche M&A- und IT-Experte Jan Hoffmeister.

Der 10-Punktekatalog für virtuelle Datenräume beinhaltet:
10 Kriterien für virtuelle Datenräume
1. Gebündelter Upload großer Mengen von Dokumenten
2. Detaillierte Rechteverwaltung auf Gruppen- und Dokumentenebene
3. Dynamisches Wasserzeichen auf den Dokumenten
4. Anzeige von großen Dokumenten in Echtzeit
5. Vollständige Dokumentation aller Datenraumaktivitäten
6. Leichte Identifizierung neuer Dokumente
7. Kein Zugang zu Dateien im Originalformat
8. DVD-Erstellung beim Closing
9. Verschlüsselung bei der Übertragung und bei der Speicherung auf ISO-zertifizierten Servern
10. Befolgung inländischer Datenschutzgesetze
(Software-Initiative Deutschland: ra)

Software-Initiative Deutschland: Steckbrief

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