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IT entlasten durch Cloud-Services


Cloud Computing-Services sind in kürzester Zeit und ohne hohe Anfangsinvestitionen verfügbar
Produktivitätseinbußen durch Administrationsaufgaben oder gesetzliche Vorschriften wie die DSGVO sind kein unabwendbares Schicksal

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Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist eine hohe Produktivität entscheidend für die Zukunftssicherheit von Unternehmen. Doch viele, vor allem kleinere Firmen leiden unter Produktivitätsverlust durch administrative Aufgaben. Und jetzt verursacht auch noch die DSGVO zusätzlichen Aufwand. Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei Sage, gibt Tipps, wie Unternehmen produktiver werden können.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Deutschland verwenden 3,7 Prozent ihrer gesamten Arbeitszeit auf administrative Tätigkeiten. Das entspricht einem Produktivitätsverlust von mehr als 28 Milliarden Euro pro Jahr. Diese Zahlen erhob die Studie "Sweating the Small Stuff: the impact of the bureaucracy burden”, die Plum Consulting im Auftrag von Sage durchgeführt hat. Die Untersuchung zeigt auch: Je kleiner die Unternehmen, desto höher der Anteil unproduktiver Tätigkeiten.

Verschärft wird das Problem derzeit noch durch die DSGVO, die Unternehmen ab Mai zusätzliche Informations- und Dokumentationspflichten auferlegt. Gleichzeitig setzt der Fachkräftemangel den Unternehmen zu. So wird es immer schwieriger für den Mittelstand als Rückgrat der deutschen Wirtschaft, das Wachstum zu bewältigen. Grund genug also, jetzt konkrete Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität einzuleiten. Denn Produktivitätseinbußen durch Administrationsaufgaben oder gesetzliche Vorschriften wie die DSGVO sind kein unabwendbares Schicksal. Mit den Mitteln der Digitalisierung lassen sich Aufwand und Kosten administrativer Aufgaben spürbar senken.

Lesen Sie mehr zum Thema "DSGVO"

Hier einige Tipps dazu:

Buchhaltung digitalisieren mit kaufmännischer Software
Während immer mehr Verbraucher bereits per Smartphone und Tablet im Internet einkaufen, tun sich viele KMU immer noch schwer mit der Digitalisierung. Nur 19 Prozent der Befragten in der oben genannten Studie haben bereits alle Verwaltungstätigkeiten automatisiert. Nicht einmal ein Drittel (27 Prozent) erledigen sie zumindest teilweise mit Softwareprogrammen. Und mehr als die Hälfte der KMU in Deutschland verzichtet noch auf digitale Unterstützung der administrativen Abläufe. Dabei liegen die Vorteile digitaler Abläufe auf der Hand: Elektronische Angebote, Aufträge und Rechnungen etwa lassen sich nicht nur einfacher und schneller erstellen und versenden. Auch der Aufwand für das Auffinden, Nachbearbeiten und Archivieren sinkt spürbar.

Vorgänge vereinfachen und beschleunigen
Ein Beispiel: Kunde ruft an und hat eine Frage zu einer Rechnung oder eine Auftragsänderung. Wenn das Dokument mit einer kaufmännischen Software erstellt und abgelegt wurde, holt der Mitarbeiter am Telefon es sich per Tastendruck oder Mausklick auf den Bildschirm und ist sofort auskunftsbereit. Eventuelle Änderungswünsche können direkt beim jeweiligen Vorgang erfasst und anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung elektronisch zugewiesen werden. Das reduziert den Aufwand für die Mitarbeiter und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Kaufmännische Anwendungen mit Office 365 integrieren
Zusätzliche Produktivität gewinnen Anwender, wenn sie beim Öffnen von Kunden-E-Mails direkt aus Outlook heraus auf Kundendaten in ihrer Buchhaltung zugreifen können, ohne ein neues Programm zu starten. Das gilt auch für den schnelleren Zugriff auf Geschäftsinformationen, Kontaktdaten und Notizen von unterwegs. Möglich wird beides durch eine Integration von Buchhaltungsprogramm und Office-Software aus der Cloud. Damit können Mitarbeiter beispielsweise ihre Zeit auf Geschäftsreisen produktiver nutzen, indem sie Geschäftsprozesse per Tablet und Smartphone vorantreiben.

Archiv digitalisieren
IT-Eingangsrechnungen, Verträge und Formulare aller Art – die Papierberge in vielen Unternehmen wachsen in den Himmel. Dabei erlauben die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) schon seit 2015, Papierdokumente einzuscannen und anschließend zu vernichten, wenn Unternehmen dazu eine so genannte Verfahrensdokumentation erstellen.

Dadurch lässt sich unter anderem viel Platz im Büro sparen. Außerdem sorgt die Verfahrensdokumentation dafür, dass im Falle einer Betriebsprüfung alle nötigen Informationen in geeigneter Form vorliegen. Und natürlich profitieren die Mitarbeiter intern enorm davon, dass alle Dokumente innerhalb von Sekunden am Bildschirm verfügbar sind und nicht lange in Schränken und Ordnern gesucht werden müssen.

IT entlasten durch Cloud-Services
In Buchhaltung und Personalwesen fallen täglich persönliche und personenbezogene Daten an. Die dafür nötigen Sicherheitsstandards einzuhalten, ist eine wichtige Aufgabe, der sich viele Firmen mit ihrer bestehenden IT kaum gewachsen fühlen. Das liegt unter anderem daran, dass IT-Sicherheitsexperten für Anwenderunternehmen infolge des Fachkräftemangels schwer zu finden sind.

Aber auch der physische Schutz der Rechnersysteme erfordert einen Aufwand, der von mittelständischen Firmen wirtschaftlich kaum zu leisten ist. Spezialisierte Cloud-Dienstleister hingegen verfügen sowohl über das erforderliche Know-how als auch über zertifizierte Rechenzentren, die alle gesetzlichen Anforderungen inklusive der DSGVO erfüllen. Darüber hinaus sind Cloud-Services in kürzester Zeit und ohne hohe Anfangsinvestitionen verfügbar. Zusätzlich verringern sie beispielsweise den Aufwand für Wartung und Pflege von Software durch automatische Updates.

Zusatzaufwand für DSGVO reduzieren
Ab 25. Mai 2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO). Und die droht mit erheblichen Sanktionen bei Verstößen gegen den Datenschutz: Bis zu vier Prozent vom Jahreseinkommen oder 20 Millionen Euro kann ein Verstoß gegen das Datenschutzrecht künftig kosten.

Um einen vorschriftsmäßigen Datenschutz im Unternehmen zu implementieren, kommt es vor allem darauf an, genau zu dokumentieren: bestehende Datenschutzmaßnahmen ebenso wie die neuen technischen und organisatorischen Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift. Damit Unternehmen dabei möglichst effizient und effektiv vorgehen, haben die Experten von Sage zum einen ihre Software-Produkte und Cloud-Services DSGVO-bereit gestaltet, und zum anderen eine Sammlung Checklisten, Leitfäden und weiterführenden Informationen zum Thema bereitgestellt.

Bessere Mitarbeitererfahrung ermöglichen
Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Das stellt neue Anforderungen an die Personalverantwortlichen von Unternehmen. Der Kampf um die besten Mitarbeiter wird zur existenziellen Herausforderung. Sie wollen die Aufmerksamkeit der besten Leute wecken, sie für das Unternehmen gewinnen und längerfristig binden. Das bedeutet auch: Unternehmen müssen eine positive Mitarbeitererfahrung schaffen. In Firmen mit 200 oder mehr Beschäftigten ist das ohne spezielle Software für das Personalwesen kaum machbar. Vor allem schnell wachsende mittelständische Unternehmen erwarten von ihren HR-Lösungen mehr als die Abwicklung von transaktionellen HR-Prozessen. Es kommt darauf an, die Motivation der Mitarbeiter besser zu verstehen und mit der Personalentwicklung abzustimmen. Das Ergebnis: Einfachere und schnellere Prozesse, beispielsweise im Bewerbermanagement, bei Reisekostenabrechnungen oder in der Weiterbildung. Das schafft nicht nur eine bessere Mitarbeitererfahrung, sondern erhöht außerdem die Produktivität – nicht nur im Personalwesen.

Zahlungsmanagement automatisieren
Das Problem kennt jeder Unternehmer: säumige Zahler. Eine weitere Studie der Unternehmensberatung Plum Consulting im Auftrag von Sage mit dem Titel "Delayed reactions: the impact of late payments" belegt: Fast ein Zehntel (9 Prozent) aller Rechnungen in Deutschland wird zu spät beglichen. Das heißt, die Zahlung erfolgt nicht innerhalb der üblichen Frist von 30 oder 60 Tagen. Die Folge: Im Cash-Flow fehlen den Unternehmen 56 Milliarden Euro.

Dabei gibt es zumeist weder auf Seiten der Schuldner noch auf Seiten der Gläubiger überzeugende Gründe für den Zahlungsverzug. Mit einem durchgängigen, weitgehend automatisierten Zahlungsmanagement ließe sich der Zahlungseingang in vielen Fällen ohne zusätzlichen Aufwand beschleunigen. So erhöht die Digitalisierung neben der Produktivität auch die Liquidität des Unternehmens. (Sage: ra)

eingetragen: 17.03.18
Newsletterlauf: 17.04.18

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Meldungen: Tipps und Hinweise

  • IT entlasten durch Cloud-Services

    Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist eine hohe Produktivität entscheidend für die Zukunftssicherheit von Unternehmen. Doch viele, vor allem kleinere Firmen leiden unter Produktivitätsverlust durch administrative Aufgaben. Und jetzt verursacht auch noch die DSGVO zusätzlichen Aufwand. Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei Sage, gibt Tipps, wie Unternehmen produktiver werden können. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Deutschland verwenden 3,7 Prozent ihrer gesamten Arbeitszeit auf administrative Tätigkeiten. Das entspricht einem Produktivitätsverlust von mehr als 28 Milliarden Euro pro Jahr. Diese Zahlen erhob die Studie "Sweating the Small Stuff: the impact of the bureaucracy burden", die Plum Consulting im Auftrag von Sage durchgeführt hat. Die Untersuchung zeigt auch: Je kleiner die Unternehmen, desto höher der Anteil unproduktiver Tätigkeiten.

  • Nutzung mehrerer Cloud Computing-Anbieter

    Viele große Unternehmen setzen auf eine Mischung aus Private-Cloud und Public-Cloud-Lösungen verschiedener Anbieter. Eignet sich eine solche Multi-Cloud-Umgebung auch für den Mittelstand? Und worauf sollte man dabei achten? Unternehmen verzeichnen heute eine kontinuierlich steigende Zahl von Workloads, Applikationen und Services. Die Festlegung auf nur einen Cloud-Anbieter fällt mittlerweile selbst für Infrastruktur-Dienste schwer. Denkt man darüber hinaus strategisch über den Einsatz von Software-as-a-Service (SaaS)-Angeboten nach, ist die Nutzung mehrerer Cloud Computing-Anbieter zumeist obligatorisch.

  • Für Multi-Cloud ein geeignetes API-Konzept nötig

    Die Multi-Cloud ist in immer mehr Unternehmen Realität. Das Handling mehrerer Cloud Services gestaltet sich allerdings oft sehr komplex. Die Multi-Cloud-Checkliste von Nexinto zeigt, worauf Anwender für einen reibungslosen Betrieb achten sollten. Mittlerweile ist es für Unternehmen normal, verschiedene Cloud Computing-Services für ihr Business einzusetzen. Dabei greifen sie nicht nur auf einen Anbieter oder Hersteller zurück: Der parallele Einsatz verschiedener Architekturen, Technologien und Betriebsmodelle bringt seine ganz eigenen Herausforderungen mit sich. Um die zunehmende Komplexität zu beherrschen, sollten Multi-Cloud-Nutzer vor allem diese fünf Aspekte beherzigen.

  • Cloud-Wahl hat Auswirkungen auf Performance

    Die Argumente für eine Migration in die Cloud gehören mittlerweile zum IT-Allgemeinwissen. Aber ein Selbstläufer ist die Umstellung selbstverständlich nicht. In einer aktuellen Umfrage von IDC und AppDynamics gaben 75 Prozent der befragten Unternehmen an, in den nächsten beiden Jahren zwei bis fünf Clouds nutzen zu wollen - 60 Prozent verfolgen damit das Ziel, die Kosten zu senken. Doch wer hoch hinaus will, der braucht ein stabiles Fundament. Das gilt nicht nur für den Bau von Wolkenkratzern, sondern auch für eine erfolgreiche Multi-Cloud-Strategie. Unternehmen müssen vier Herausforderungen meistern, damit der Sprung in die Wolken nicht im kalten Wasser endet.

  • Ein Mikro-Rechenzentrum so gut wie die Cloud

    Unternehmen befinden sich an einem Wendepunkt. Sie müssen neue Wege finden, wie sie Kunden für sich gewinnen. Die Geschäftsentwicklung erfolgt heute nicht mehr linear. Stattdessen können sich Chancen jederzeit aus allen Richtungen auftun. Unternehmen brauchen die Flexibilität, um umgehend reagieren zu können. Mit einem traditionellen Rechenzentrum ist das nicht möglich. Starre IT-Strukturen sind eher ein Bremsklotz als ein Enabler, weil sie zu komplex zu managen sind und jede Änderung viel Zeit kostet.

  • So richtet man Self-Service-Portale ein

    Früher war die Bereitstellung von IT-Ressourcen ein manueller, zeitraubender und langwieriger Prozess. Ein Entwickler oder Fachanwender, der bestimmte Ressourcen benötigte, musste mitunter Tage oder gar Wochen darauf warten. Währenddessen wanderte sein Antrag zwischen den für die Freigabe der Ressource zuständigen Stellen hin und her. So zu arbeiten, kann sich heute kaum noch jemand leisten. Denn mittlerweile fragen sich viele Anwender, warum es so umständlich ist, zusätzliche Ressourcen von der IT-Abteilung für die Unterstützung ihres neuesten Projekts zu erhalten, während Amazon, Dropbox oder Apple mit ihren Cloud Computing-Angeboten zeigen, wie einfach das funktionieren kann.

  • Agile Software-Entwicklung und DevOps

    Unternehmen müssen heute sehr flexibel sein, um umgehend auf neue Anforderungen reagieren zu können. Ein Rechenzentrum im traditionellen Sinn hilft ihnen da nicht weiter, denn starre IT-Strukturen sind ein Bremsklotz und schwer zu managen. Jede noch so kleine Änderung kann extrem viel Zeit in Anspruch nehmen. IT-Ressourcen müssen jedoch flexibel, agil sowie automatisiert zur Verfügung stehen. Ansonsten drohen Einbußen, beispielsweise wenn sich die Antwortzeiten auf Kundenanfragen verzögern. Wer wartet, springt ab und wendet sich Mitbewerbern zu. Die digitale Wettbewerbsfähigkeit hängt entscheidend von der Reaktionsfähigkeit der IT-Services ab.

  • Cloud-Sicherheit: Was sind C5 und TCDP?

    Mit dem passenden Zertifikat oder Testat können sich Cloud Computing-Nutzer und Cloud-Anbieter in Deutschland rechtlich absichern: Anbieter können nachweisen, die gesetzlichen Anforderungen an sichere Cloud-Dienste erfüllt zu haben und Nutzer kommen ihrer Sorgfaltspflicht nach. Doch welcher Prüfstandard ist der richtige - und was bedeuten C5 und TCDP eigentlich? Mit dem Anforderungskatalog C5 (Cloud Computing Compliance Controls Catalogue) zur Beurteilung der Informationssicherheit von Cloud-Diensten hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine Richtlinie für ein Mindestmaß an Sicherheit im Cloud Computing veröffentlicht.

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  • Von der Cloud profitieren

    Wenn von der digitalen Transformation die Rede ist, so geht es meist um die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle, die Vernetzung der physischen mit der digitalen Welt oder Big Data. Seltener ist von der digitalen Transformation des Kundendialogs die Rede, die Fokusthema auf der Call Center World 2018 vom 27.02. bis 01.03.2018 in Berlin sein wird. Dort erhalten Besucher drei Tage lang exklusive Einblicke in die neuesten Innovationen auf dem Markt. Um die Wartezeit bis zum Event Anfang nächsten Jahres zu überbrücken, gibt Lukas Baur, Head of Sales bei Avaya, bereits vorab fünf Tipps für den modernen Kundendialog im digitalen Zeitalter.