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Service Management & Lizenzmanagement


Lizenzen nicht mit der Gießkanne ausrollen
Office 365: Einsparpotentiale bei Lizenzausgaben gezielt nutzen

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Von Markus Schäfer, Product Manager Cloud & Mobile bei Matrix42

Office 365 hat den Durchbruch geschafft. Laut einer Gartner Studie nutzen bereits 61 Prozent der Unternehmen die Cloud Computing-Angebote von Microsoft, weitere 23 Prozent planen den Einsatz von Office 365 innerhalb der nächsten sechs Monate. Die Unternehmen profitieren von Aufwand- und Kostenreduktion. Bei der Lizenzierung der Cloud Computing-Lösungen allerdings gehen viele Unternehmen nach dem Gießkannenprinzip vor und geben dadurch mehr für Lizenzen aus als notwendig.

Vor nicht allzu langer Zeit hatten noch viele IT-Verantwortliche Bedenken in Bezug auf die Sicherheit der Public Cloud. Mittlerweile sind die Zweifel beseitigt, immer mehr Unternehmen nutzen ihre Vorteile. Auch zunehmend viele öffentliche Institutionen planen ihren Umzug in die Cloud. In der Regel beginnt der Weg in die Cloud mit Office 365. Schrittweise werden zunächst Outlook und Sharepoint ausgelagert, dann folgen Excel, Word und alle weiteren Produkte, die die Office 365 Suite anbietet. Die Vorteile liegen auf der Hand: Wartung und Administration müssen nicht mehr durch die IT geleistet werden, IT Ressourcen re-fokussieren sich. Oft unterschätzt und ausgeblendet wird aber die Notwendigkeit, die Prozesse im Unternehmen an die Cloud anzupassen. Vom Bestellprozess bis zu Abrechnungen sind Adaptierungen nötig, die durchaus umfangreich werden können.

Lizenzen nach dem Gießkannenprinzip
Ein häufiger, vermeidbarer Fehler ist die Zuteilung von Standardlizenzen für alle Nutzer. Alle Mitarbeiter erhalten dieselbe Lizenz (= Softwarepaket), für das oftmals hohe Kosten anfallen. Der tatsächliche Bedarf der einzelnen Nutzer für die Anwendungen, sei es Excel, Word oder Power BI, wird dabei nicht berücksichtigt und damit werden erhebliche Einsparpotentiale außer Acht gelassen.

Strukturiert herangehen
Eine bestehende Service Management Lösung ist Gold wert. Hierüber können der Anwenderbedarf an einzelnen Anwendungen erfasst und strukturiert werden. Somit erhält die IT ein klares Bild darüber, welche Softwarepakete im Unternehmen benötigt werden. Daraus ergibt sich dann eine effiziente und vor allem bedarfsorientierte Vergabe der Lizenzen.

Da der Nutzer seinen persönlichen Bedarf selbst bestimmt, sensibilisiert man diesen auch gleichzeitig für die entstehenden Kosten und gibt die Entscheidung in die Hände seines Managers. Darüber hinaus werden die Kosten verursachungsgerecht umgelegt und die Kostenstellen der Fachabteilungen auf Basis der Nutzung belastet.

Bedarfsabhängige Lizenzierung anstatt Blindflug
Optimal ist, wenn Service Management mit Lizenzmanagement kombiniert wird. Die Mehrausgaben dafür werden durch die Einsparungen schnell wettgemacht. Eine bedarfsabhängige Lizenzierung schlägt einen im Blindflug erstellten Pauschalplan allemal. Einsparpotentiale können dann auch über den Lebenszyklus einer Anwendung hinweg genutzt werden. Oft brauchen Mitarbeiter eine bestimmte Software nur für ein Projekt, also für eine beschränkte Zeit. Erkennt das System automatisch, dass die Anwendung seit einer bestimmten Zeitspanne nicht mehr genutzt wurde, kann es den Nutzer fragen, ob die Software noch benötigt wird. Wenn nicht, kann die Lizenz an dieser Stelle eingespart werden.

Auch mit exakteren Bedarfsprognosen sind Einsparungen möglich. Stehen die Daten fest, welche Lizenzen im laufenden Geschäftsjahr benötigt werden und wie die konkrete Nutzung etwa von Office 365 aussieht, lässt sich die Vorhersage für das Folgejahr leichter treffen. Eine Lizenzmanagement Lösung liefert die nötigen Daten, um die entsprechenden Lizenzverhandlungen positiv führen zu können.

Automatisierte Bereitstellung von Anwendungen
Weitere Einsparungen bringt eine von vornherein konzeptionell eingeplante Automatisierung. Viele Unternehmen setzen nach wie vor ein Active Directory ein und wollen dieses auch nach der Migration auf Office 365 als führendes Identitätsmanagement beibehalten. Die Identitätsverwaltung findet in der eigenen Infrastruktur statt. Dadurch stellt sich aber die Frage, wie mit Office 365 die bestehende Infrastruktur integriert werden kann, ohne dass die Mehrwerte der Migration in die Cloud verloren gehen. Eine Plattform ist notwendig, die die Orchestrierung der Office 365-Applikationen übernimmt.

Prozesse und Lizenzen aktiv zu steuern ist essentiell für jedes Unternehmen. Denn durch die Automatisierung und die gezielte Nutzung von Softwarelizenzen werden Zeit- und Budgetkapazitäten frei, die in Innovationsprojekte und damit in die Wettbewerbsfähigkeit investiert werden können.

Über den Autor:
Als Product Manager Cloud & Mobile ist Markus Schäfer bei Matrix42 für die Produkte MyWorkspace und Mobile Apps verantwortlich. Er verfügt über langjährige Erfahrung in der Produktentwicklung von SaaS-Applikationen und mobilen Lösungen. Vor Matrix42 war Markus Schäfer bei der Deutschen Telekom verantwortlich für Enabling Services und Mobile Anwendungen im Bereich Communication.
(Matrix42: ra)

eingetragen: 12.04.18
Newsletterlauf: 17.05.18

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Meldungen: Tipps und Hinweise

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    Chester Wisniewski, Principal Researcher bei Sophos, hat ein Gespür für Trends, und zwar welche neuen perfiden Methoden sich im kriminellen Online-Ökosystem entwickeln. Angriffe über Managed Service Provider (MSP) hat er kommen sehen. Die jüngsten Beispiele von attackierten Zahnarztpraxen bestätigen nun seinen Spürsinn. Allerdings können wenige Sicherheitsmaßnahmen bereits große Wirkung im Kampf gegen die Hacker erzielen. Ransomware ist eine starke Waffe der Cyberkriminellen. Und es entwickelt sich ein neuer Trend - die Infizierung von Unternehmen über deren Managed Service Provider. Die jüngsten Opfer allein in den USA: Hunderte von Zahnarztpraxen und Kommunen. Chet Wisniewski, der Forensik und das Vorhersagen von cyberkriminellen Entwicklungen zu seinem Beruf gemacht hat, hatte die Probleme und Gefahren von MSPs bereits seit langem im Auge und empfiehlt konkrete Schritte zur Vermeidung.

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    Die wichtigsten Sicherheitsprobleme im Zusammenhang mit der Cloud sind laut einer Studie von Checkpoint die mangelnde Transparenz und die Konformität der Infrastruktur. Der nicht autorisierte Zugriff auf die Cloud, unsichere Schnittstellen, Cloud-Konfigurationsfehler und die missbräuchliche Verwendung von Konten sind die vier Hauptschwachstellen der Public Cloud. Für Kristian Thyregod, Vice President EMEA bei Silver Peak, stehen diese Themen im Mittelpunkt der digitalen Transformationsprozesse von Unternehmen. SaaS-Anwendungen und die IT-Infrastruktur ihrer eigenen Rechenzentren stellen eine beachtliche Herausforderung für CIOs dar.

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    Eine unpräzise Formulierung der Projektziele, unklare Kompetenzverteilung und zum Teil eine unzureichende Ausbildung und Fähigkeiten in der Anwendung von Projektmanagement-Methoden sind nach Angaben des Beratungsunternehmens iTSM Group die häufigsten Ursachen für das Scheitern von IT-Projekten in der Öffentlichen Verwaltung. Und ein solches Scheitern ist nicht selten - nach unterschiedlichen Studien wird in diesem Bereich nur jedes zweite Projekt erfolgreich abgeschlossen. Das kürzlich vom Bundesrechnungshof massiv kritisierte Digitalisierungsprojekt der Bundesregierung ist hier also nur der Gipfel des Eisbergs. Die fehlende Präzision bei der Formulierung der Projektziele führt laut iTSM zum einen zu Orientierungslosigkeit bei den Projektbeteiligten und zum anderen zu einem gefährlichen Eigenleben von Teilprojekten, denen ein gemeinsames Ziel fehlt und die sich zum Schluss nicht sinnvoll integrieren lassen. Nachbesserungen, Verzögerungen oder gar das Scheitern des gesamten Projekts sind die Folgen.

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  • Steigende Beliebtheit von Cloud-Lösungen

    Cloud Computing-Services werden bei deutschen Unternehmen immer beliebter: Im Jahr 2018 setzten laut Statista bereits 73 Prozent Cloud-Dienste ein. Laut Bitkom Research speichert die Hälfte deutscher Unternehmen auch personenbezogene Daten in der Cloud, rund ein Drittel der befragten Unternehmen sogar geschäftskritische Inhalte in der Public Cloud. Sicherheitsanbieter McAfee veröffentlichte jüngst noch genauere Zahlen, nach denen Office 365 31 Prozent, Salesforce rund 16 Prozent, Slack und Google Docs je 2 Prozent dieser Unternehmensdaten beherbergt. "Das ist problematisch, wenn man bedenkt, dass 47 Prozent der Unternehmen in 2018 Attacken auf Cloud-Services registrierten und im selben Jahr fast jeder zweite Anbieter von Cloud-Services zum Ziel einer DDoS-Attacke wurde", warnt Patrycja Tulinska, Geschäftsführerin der PSW Group. Nicht ohne Grund, denn der Nachholbedarf in Sachen Datensicherheit in der Cloud ist tatsächlich groß. Insbesondere in der Microsoft-eigenen Cloud-Lösung OneDrive stiegen die Missbrauchsvorfälle enorm: Allein im ersten Quartal 2019 wurden bereits 60 Vorkommnisse gezählt. Auch Dropbox wird vermehrt für Schadsoftware missbraucht: Zwischen dem letzten Quartal 2018 und dem ersten Quartal 2019 wurden mehr als 80 Vorfälle registriert.