Serviceverträge mit externen Dienstleistern

Die sieben Gebote der IT-Budgetplanung 2015
Verlängerungsangebote mit Dienstleistern: Muss das Budget aber bereits im Herbst eingereicht werden, sollte das Angebot rechtzeitig angefordert werden

(25.09.14) - Das Jahresende naht und damit ist es an der Zeit für IT-Leiter Bilanz zu ziehen: Konnten alle Projekt in diesem Jahr fertiggestellt werden? Hat das geplante Budget gereicht oder ist noch Geld übrig? Gibt es Stress bis zum Jahresende, weil die Geschäftsleitung einen Projekt-Freeze ab 1.12. angeordnet hat? Damit IT-Leiter beruhigt Silvester feiern können, haben die Experten von Schmieder it-solutions die sieben Gebote der IT-Budgetplanung zusammengestellt.

Viele Projekte, viele Anforderungen, ständige Erneuerungen erfordern heute einen akribischen und durchdachten Umgang mit IT-Budgets. Und das setzt eine langfristige Planung für Personal und Ressourcen voraus. IT-Leiter, die diese sieben Gebote beachten, stehen bei der Budgetplanung 2015 auf der sicheren Seite:

1. Wartungsverlängerungen im Blick behalten
Alle laufenden Systeme sollten unter Wartung stehen, damit bei Problemen auch entsprechend reagiert werden kann. Das betrifft sowohl Hardware wie Storage, Server etc. als auch Software wie etwa Virenscanner, Firewalls, Citrix- und VMware-Lizenzen etc. Einmal zu vergessen, dass die Wartung verlängert werden muss, kann zu kostenintensiven Reinstatement-Fees führen.

2. Serviceverträge rechtzeitig budgetieren
Mit externen Dienstleistern bestehen oft Serviceverträge, die den Betrieb und die Störungsbeseitigung an IT-Systemen sicherstellen. Normalerweise erstellen die Dienstleister rechtzeitig Verlängerungsangebote. Muss das Budget aber bereits im Herbst eingereicht werden, sollte das Angebot rechtzeitig angefordert werden.

3. Hardwareerneuerung überwachen
Kritische Komponenten wie etwa Storage, Server und Netzwerkkomponenten sollten regelmäßig ausgetauscht werden. Bei den meisten Unternehmen hat sich ein Zyklus von vier Jahren bewährt. Viele haben sich, um hier eine Verbindlichkeit für die Erneuerung zu erhalten, dazu entschieden, Leasing-Verträge über genau diese vier Jahre abzuschließen. Diese Leasing-Verträge sollten regelmäßig auf Ablauftermine kontrolliert werden. Bei der Budgetplanung ist auch zu bedenken, dass der Austausch von Hardware einen Dienstleistungsanteil erfordert.

4. Veraltete Systeme identifizieren
Werden vorhandene IT-Systeme im kommenden Jahr seitens des Herstellers noch unterstützt? Die Abkündigungs-Meldungen der Hersteller genau zu studieren ist auf jeden Fall sinnvoll. Ein Beispiel: So manches Unternehmen geriet 2014 in Budgetnöte, weil es "kurzfristig" von Windows XP zu Windows 7 migrieren musste.

5. Alle IT-relevanten Projekte im Unternehmen finden
IT-Leiter sollten die Geschäftsleitung und die Fachabteilungen rechtzeitig kontaktieren, um herauszufinden, was diese für das neue Jahr geplant haben. Nur selten kommt ein neues Projekt im Unternehmen ohne entsprechende Anpassungen der IT aus. Wenn das Budget nicht darauf eingestellt war, muss teilweise auf andere Dinge verzichtet werden - und das hat spätestens im Folgejahr gravierende Folgen! Auch für die eigenen IT-Projekte, wie z.B. Monitoring, Call-Management, u.a. müssen Kosten eingeplant werden.

6. Der Kauf von Hard- und Software zieht Implementierungskosten nach sich
Der Hard- und Softwarekauf alleine stellt noch kein fertiges System bereit. IT-Leiter sind gut beraten, wenn sie Implementierungskosten der Dienstleister und auch die eigenen internen Kosten für Kickoff-Workshops, Dokumentation, Schulung etc. entsprechend einplanen.

7. Prioritäten und Zeitplanung kommunizieren
Besonders wichtig ist es beim Planungsprozess, die Budgetplanung in eine verständliche Zeitschiene zu bringen und Prioritäten für die einzelnen Schritte festzulegen. Nicht selten werden beantragte Budgets seitens der Unternehmensleitung gekürzt. Ohne Prioritäten-Planung kann es bei Budgetkürzungen dazu kommen, dass unternehmenskritische Systeme nicht erneuert werden können. Wenn die IT-Leitung nicht unmissverständlich klar gemacht hat, dass eine Maßnahme zwingend notwendig ist, trägt diese auch die Verantwortung beim Ausfall.
(Schmieder it-solutions: ra)

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