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Zehn Kriterien für den Wechsel zu Exchange Online

Orientierungshilfe zu Microsofts Cloud-basierter E-Mail-Lösung: Gegenüberstellung der jeweiligen Kosten von Inhouse- und Outsourcing-Lösung
Die wichtigsten Schlüsselfragen beantworten und in einem Selbstcheck-Formular die Kosten für ein inhouse installiertes System gegen die Kosten von Exchange Online abgleichen

(06.12.12) - An welchen Anzeichen lässt sich für ein Unternehmen erkennen, dass Microsoft Exchange Online eine wirtschaftliche Alternative zum inhouse installierten E-Mail-Server sein kann? Die utilitas GmbH stellt auf ihrer Webseite ein kostenloses Formular für den individuellen Selbstcheck zur Verfügung. Hier können Interessenten Kennzahlen ihres benötigten Systems wie die Anzahl der Nutzer, Größe der Postfächer, Kosten und Aufwände für Lizenzen, Spam-Filter, Virenschutz und Wartung zusammenstellen. Im Ergebnis erhalten sie in dem interaktiven Dokument sofort eine Gegenüberstellung der jeweiligen Kosten von Inhouse- und Outsourcing-Lösung. Zusätzlich hat die utilitas GmbH die zehn wesentlichen Schlüsselfragen zu den typischen Anforderungen und vorhandener Infrastruktur zusammengestellt, an denen sich Unternehmen zunächst orientieren können:

1. Wie alt ist der jetzige E-Mail-Server? Spätestens wenn der Umstieg auf eine neue Version erforderlich wird und deshalb eine Datenmigration ansteht, sollte aus Kostengründen der Umstieg auf eine Online-Lösung geprüft werden.

2. Sollen E-Mails und Kontakte mobil genutzt werden? E-Mails auf allen Geräten synchron zu halten, ist mit Exchange Online optimal möglich. Alle Smartphones inklusive iPhone, Android und Blackberry werden unterstützt. Beispielsweise in Projekten können Teams somit an den selben Dokumenten arbeiten.

3. Welche Version von Microsoft Office ist im Einsatz? Mit Office 2007 und 2010 kann Exchange Online sofort genutzt werden. Sind noch ältere Office-Versionen im Einsatz, besteht die Möglichkeit, über Office 365 eine lokale Office-Lizenz zu mieten.

4. Benötigt die IT-Abteilung eine Entlastung? Viele IT-Abteilungen in mittelständischen Unternehmen sind spärlich besetzt und vollauf mit der Lösung von akuten Anwenderproblemen beschäftigt. Die Nutzung von Exchange Online bedeutet hier eine erhebliche Entlastung, weil das komplette E-Mail-Thema in punkto Wartung und Betreuung wegfällt. Die Administratoren können sich somit wichtigeren Aufgaben widmen.

5. Ist das Unternehmen auf Wachstumskurs? Ständig die Server-Kapazitäten anzupassen, erfordert Zeit und Geld. Gerade bei einem schnellen Wachstum ist Exchange Online vorteilhaft, weil sich für neue Mitarbeiter sehr einfach und jederzeit weitere Postfächer hinzu buchen lassen.

6. Wie teuer ist der aktuell eingesetzte Viren- und Spam-Schutz? Die Kosten für die Sicherheit des E-Mail-Systems sind in Exchange Online bereits enthalten. Auch um zeitraubende Tätigkeiten wie Wartung und Updates sowie um separate Verträge mit Security-Anbietern muss sich dann intern niemand mehr kümmern.

7. Wird eine spezielle Bandbreite für die Internetverbindung benötigt? Da alle Daten lokal zwischengespeichert (gecached) werden, spielt die Bandbreite eine untergeordnete Rolle.

8. Wie hoch ist das Datenvolumen der Anwender-Postfächer? Beim Einsatz von Exchange Online kann jeder Anwender in seinem Postfach bis zu 25 GB Speicherplatz verwalten.

9. Welche anderen Anwendungen greifen auf den Exchange-Server zu? Das Zusammenspiel von E-Mail und Anwendungen in einer durchgängig integrierten Arbeitsumgebung ist ein wesentliches Kriterium für die Akzeptanz durch die Anwender. Die meisten Anwendungen lassen sich auch für den Zugriff auf Exchange Online konfigurieren.

10. Wie ist das Backup organisiert? Die Aufwände für die Organisation eines Backups entfallen völlig beim Einsatz von Exchange Online. Durch die Spiegelung des Mail-Servers in mehreren Rechenzentren ist das Online-Hosting in der Regel sehr viel sicherer als bei lokal gehosteten Lösungen.

"Viele Vorteile, die Exchange Online bietet, sind den Nutzern erst dann bewusst, wenn sie sich explizit mit der Hosting-Lösung beschäftigen. Dabei gibt es erhebliche Potenziale zur Vereinfachung sowie zur Kostenreduzierung. Überall dort, wo ein Projekt ansteht, sollte Exchange Online als Option geprüft werden – es rechnet sich in den allermeisten Fällen", unterstreicht Peter Haupt, Geschäftsführer der utilitas GmbH.

"Exchange Online" ist eine gehostete Nachrichtenlösung für Unternehmen, die auf Microsoft Exchange aufbaut. Eine solche Lösung kann bereits ab einem Postfach genutzt werden. Bei der Umstellung erfolgt eine Grundkonfiguration von Exchange Online und im Anschluss die Übernahme der vorhandenen Daten. utilitas hat bereits zahlreiche lokale Systeme abgelöst wie Microsoft Exchange Server 2003, 2007 und 2010, Lotus Notes, Google Apps, diverse Linux-Mail-Systeme, POP3- und IMAP-Postfächer und Microsoft Small Business Server 2003 und 2008. (utilitas: ra)

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